Prozessmanagement

Prozessorganisation – Wie Sie Ihre Prozesse richtig organisieren

Prozessorganisation: Prozessmanagement mit affinis

Wenn Sie an ein Unternehmen denken, sollten Sie eine (oder mehrere) Services an einen Endkunden berücksichtigen. Wer beispielsweise ein Restaurant hat, liefert Speisen je nach Wertvorstellung und Positionierung in einem mehr oder weniger anspruchsvollen Umfeld. Eine Automobilfabrik liefert Fahrzeuge, eine Fluggesellschaft bietet eine sichere, agile Reise zwischen zwei Punkten, ein Hotel bietet angenehme und gemütliche Unterkünfte an einem bestimmten Ort. Damit diese endgültigen Lieferungen erfolgen, müssen einige andere Zwischenlieferungen vorgenommen werden. Die Art und Weise, wie diese Services strukturiert und verwaltet sind, wird als Prozessorganisation bezeichnet.

Eingänge, Ausgänge und die Wertschöpfungskette

Man kann das Beispiel des Restaurants erneut verwenden: Wenn der Kunde an einem Tisch sitzt, stellt er die Anfrage, das heißt er übermittelt Informationen an den Kellner, der liefert diese an den Koch, der verwendet die Zutaten, um ein Gericht zuzubereiten. Der Kellner liefert das fertige Gericht wiederum an den Gast zum Tisch.

Es kann angenommen werden, dass für die Essenszubereitung eine Lieferung (Zutaten) notwendig ist, wodurch eine Lieferkette gebildet wurde.

Jeder Schritt, der mit dem Empfang eines Services (einer Eingabe) beginnt und mit einer weiteren Lieferung zu einem nächsten Schritt (einem Ausgang) endet, wird als Prozess bezeichnet. Beachten Sie, dass jeder Prozess mit einer Eingabe beginnt und mit einer Ausgabe endet.

Die Summe der Prozesse, die zur endgültigen Lieferung an den Kunden führt, wird als Prozess- oder Wertschöpfungskette bezeichnet.

Eine prozessorientierte Organisation setzt auf diese Idee: Endlieferungen an ihre Kunden sind das Ergebnis einer Abfolge von internen Prozessen, die organisiert werden müssen. Die Prozessorganisation zielt darauf ab, jeden dieser Prozesse effizient durchzuführen, damit die geringste Menge eingebracht wird, um ein Ergebnis zu erzeugen.

Die folgende Grafik des Harvard-Professors Michael Porter, illustriert das Konzept:

Prozessorganisation anhand von Michael Porter´s Value Chain

Wie organisiert man diese Prozesse?

BPM (Business Process Management) ist die Methodik für die Prozessorganisation.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass BPM auf der Wertschöpfungskette Ihres Unternehmens basiert und wie oben beschrieben in jeden Zwischenprozess unterteilt wird. Diese Prozesse werden nacheinander analysiert, visuell in einem Prozessablauf oder Prozessdiagramm dargestellt und anschließend auf Verbesserungsmöglichkeiten untersucht.

Verbesserungsmöglichkeiten sind Engpässe, Verzögerungen, Verschwendung oder Schwierigkeiten beim Informationsaustausch, die Prozesse weniger effizient machen können.

Mithilfe von Prozessdiagrammen werden Prozesse neu entworfen, um durch Fehlerbeseitigung effizienter zu werden. Nach dem Entwurf neuer Prozesse werden Leistungsindikatoren (KPIs) definiert, um bei Abweichungen im Ergebnisse nachsteuern zu können.

Einige wichtige Arten von KPIs, die bei der Prozessorganisation verwendet werden können

  • Produktivität: Verhältnis zwischen der Menge der Lieferungen und den während eines bestimmten Zeitraums eingesetzten Ressourcen.
  • Qualität: Zeigt, wie viele Lieferungen innerhalb des Unternehmensstandards gemacht wurden. Dient dazu, anzuzeigen ob die Erwartungen des Kunden erfüllt wurden.
  • Kapazität: Die Menge der Lieferungen, die ein Prozess mit bestimmten Ressourcen über einen bestimmten Zeitraum ausführen kann.
  • Wichtigkeit: im Zusammenhang mit kritischen Erfolgsfaktoren, sie zeigen, wie sehr ein Prozess auf die strategischen Ziele des Unternehmens einzahlt.

Kernprozesse eines Unternehmens

Es gibt drei Haupttypen von Prozessen in einem Unternehmen und es ist notwendig, die Rolle jedes einzelnen in der Wertschöpfungskette des Unternehmens zu verstehen.

1 – Steuerungsprozesse

Die Steuerungsprozesse schaffen keinen direkten Mehrwert für die Kunden des Unternehmens, sondern organisieren die Verwaltung der anderen Prozesse. Die Verwaltung von Prozessen beinhaltet hierbei die Überwachung und Steuerung von Abläufen, sowie die Prüfung darauf, ob sie auf strategische Zielstellungen einzahlen.

2 – Primärprozesse

Primärprozesse sind diejenigen Prozesse, die direkt für die Wertschöpfung verantwortlich sind. So sind Produktionslinien, die Zubereitung von Speisen in einem Restaurant und die Desinfektion von Räumen in einem Krankenhaus Beispiele für Hauptprozesse.

3 – Supportprozesse

Supportprozesse liefern keinen direkten Mehrwert für den Kunden, sondern für andere Steuerungs- und Hauptprozesse. Um gute Mitarbeiter an der Produktionslinie zu haben, benötigen Sie effiziente Personalprozesse (ein typischer Supportprozesse).

Ziel des Business Process Management (BPM) ist die Schaffung von größtmöglichem Mehrwert für den Kunden unter effizienter Ausnutzung der Ressourcen.

 

Quellen:

Competitive advantage: creating and sustaining superior performance. (1985), Michael E. Porter

Bilder:
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https://www.researchgate.net/figure/Michael-Porters-value-chain-6_fig1_316889653

 

 

 

 

„Seit einigen Jahren beschäftige ich mich mit Datenanalyse und Systemunterstützung, von technischen bis zu geschäftsorientierten Aufgaben. Mit einem Abschluss in Betriebswirtschaft, viel Neugier und Lernbereitschaft habe ich meinen Weg in die IT Welt bestritten. Meine schnelle Auffassungsgabe macht es möglich mich in kurzer Zeit in neue Aufgaben und Werkzeugen einzuarbeiten.“