Prozessmanagement

Prozessmanagement: Ich bin ein klein- bis mittelständisches Unternehmen (KMU) – Kann ich auch etwas tun?

Prozessmanagement für KMU

Jedes Unternehmen hat die Möglichkeit sich durch Verbesserung von Prozessen und Abläufen auf die Zukunft vorzubereiten. Das gilt auch für den Großteil der Unternehmen in der EU, die KMU.

Doch wo sollen die kleinen und mittleren Unternehmen anfangen? Neben Digitalisierung, New Work und all den anderen Trendwörter sollte der Fokus zuerst auf dem Unternehmen selbst liegen. Welche Produkte oder Leistungen liefert das Unternehmen und was zeichnet es aus? Diese beiden elementaren Fragen bilden die Grundlage vom Prozessmanagement im Unternehmen.

KMU und Prozessmanagement vereinen

Per Definition ist ein KMU ein Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten und entweder einem Jahresumsatz von höchsten 50 Mio. EUR oder einer Jahresbilanzsumme von höchstens 43 Mio. EUR. Für kleine bzw. Kleinstunternehmen verringert sich die Anzahl der Mitarbeiter auf 50 bzw. 10 und der Jahresumsatz/die Jahresbilanzsummer auf 10 bzw. 2 Mio. EUR. Gerade Kleinstunternehmen werden sich die Frage stellen „Warum sollte ich mit maximal 9 Mitarbeitern Prozesse aufnehmen?“

Kurzfristig mag es Einwände dagegen geben:

  • eine hohe Auftragsdichte lässt keinen Platz für „nicht-produktive Arbeit“
  • alle Mitarbeiter wissen über alle derzeitigen Aktivitäten Bescheid
  • keiner der Mitarbeiter sieht derzeit Optimierungsbedarf oder -potenzial.

Doch ein Blick in die Zukunft sollte genügen: Ohne kontinuierliche Weiterentwicklung hat man auf dem Markt keine Chance sich langfristig zu behaupten.

Die zukünftigen Herausforderungen erkennen und meistern

Gerade Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern haben den Vorteil, dass man mit wenigen Personen das konzentrierte Wissen über alle ablaufenden Prozesse beisammenhat. Mit steigender Mitarbeiteranzahl verteilt sich das Wissen zunehmend auf unterschiedliche Abteilungen oder Bereiche.

Deshalb bietet es sich gerade für KMU an mit einer einfachen Prozessmodellierung zu beginnen. Denn spätestens bei der Ausbildung bzw. dem Onboarding von neuen Mitarbeitern muss das vorhandene Wissen möglichst effektiv vermittelt werden. Hier können die Prozesse bei der Einarbeitung helfen und einen ersten Überblick über die Tätigkeit des Unternehmens liefern. Dementsprechend sollte der Detailierungsgrad (die Granularität) der Prozessdarstellungen je nach Anwendungsgebiet unterschiedlich gewählt werden.

Von der Prozessaufnahme zur Prozessoptimierung

Die Aufzeichnung von Prozessen soll den aktuellen Ist-Stand eines Verfahrens wiedergeben und allen beteiligten Personen transparent dargestellt werden. Eine nicht involvierte Person soll in die Lage versetzt werden, den Prozess nachzuvollziehen und mit seinem Verständnis abzugleichen. In erster Linie geht es um das Verstehen und Lernen. Anschließend kann sich den erweiterten Themen des Prozessmanagements zugewendet werden: der Prozessoptimierung.

Die Ziele der Prozessoptimierung:

  • die Identifizierung von Prozessfehlern, kritischen Pfaden und „Flaschenhälsen“,
  • die Analyse von Optimierungspotenzial in Bezug auf Zeit, Kosten, Personal u. ä.,
  • die Gestaltung einer effektiven und effizienten Organisation im Unternehmen.

Die Vorteile einer sauberen Dokumentation von Prozessen

Neben der bereits erwähnten schnelleren Einarbeitung von neuen Mitarbeitern führen optimierte Prozesse zur Reduktion von Kosten. Sobald die ersten Optimierungen umgesetzt wurden, wird der Ressourceneinsatz (Material, Zeit, Personal etc.) verringert und die Performance des Prozesses erhöht. Die Kombination aus reduzierten Kosten und gesteigerter Performance verschafft dem Unternehmen neuen Handlungsspielraum hinsichtlich seiner Marktposition und strategischen Ausrichtung. Gleichzeitig steigt die Qualität der ausgeführten Arbeit, da durch die konsequente Anwendung von Prozessen die Erzeugung von Ausschuss und andere unproduktive Tätigkeiten eliminiert werden. Die Produktion von Ausschuss oder die fehlerhafte Durchführung von Prozessschritten sollten mit großer Akribie vermieden werden. Hierzu sind im affinis Blog ebenfalls Artikel zum Thema Lean-Management, Six-Sigma und Kaizen erschienen, die einen Einblick in die Themen Vermeidung von Fehlern sowie „schlanke Unternehmensführung“ geben.

Abseits der operativen Vorteile dient die Prozessmodellierung auch strategischen Zielen, wie z. B. der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001. Durch Zertifizierungen kann die Wahrnehmung der Produkte und des Unternehmens durch Kunden am Markt gesteigert werden. Dadurch können auch neue Märkte erschlossen werden.

Jeder Schritt führt näher ans Ziel

In Summe ergeben sich durch die Prozessanalyse und anschließende Modellierung eine Reihe von Vorteilen, die gerade bei KMU mit vergleichsweise geringem Aufwand umgesetzt werden können. Das Ziel muss hierbei sein, das Unternehmen durch die Werkzeuge des Prozessmanagements kontinuierlich weiterzuentwickeln, um damit auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben.

Und diesen Schritt kann jeder machen, unabhängig von der Größe des Unternehmens.

 

Quellen:

http://ec.europa.eu/growth/smes/business-friendly-environment/sme-definition/

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:32003H0361&from=EN

https://iaw-aachen.de/files/iaw/handreichungen/handreichung_2014-5_prozessmodellierung.pdf

https://www.detmold.ihk.de/blob/lipihk24/servicenavigation/ihk-service/ihk-merkblaetter2/innovation-und-umwelt/4331836/77c8791bec99347762241875304014c6/Handlungsleitfaden-Digitalisierung-Business-4_0-data.pdf

Beitragsbild: Pexels.com