Prozessmanagement

Prozesskostenrechnung – Gemeinkosten endlich verursachungsgerecht verrechnen

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Die Preisbildung eines Produkts ist in der Theorie relativ einfach: Produktkosten + Gewinnmarge = Marktpreis. In der Praxis kommen aber wesentliche Probleme hervor, z.B. die Tatsache, dass ein Unternehmen mehrere Produkte herstellt und verkauft und nebenbei fixe Kosten hat. Insbesondere diese fixen Kosten können problematisch bei der Zuordnung sein, da sie nicht so einfach auf die jeweiligen Produkte aufgeteilt werden können. Genau hier setzt die Prozesskostenrechnung und die damit verbundenen Methoden an.

 

Warum die Prozesskostenrechnung zunehmend Anwendung findet

Durch die zunehmende Digitalisierung und Internationalisierung und die damit einhergehenden Kontrollmechanismen, hat sich die Kostenstruktur in den Unternehmen stark verschoben. Die indirekten Kosten eines Unternehmens, bezogen auf die eigentliche Leistung, sind stark angestiegen. Klassische Kostenrechnungsverfahren bilden diese nur unzureichend ab, weshalb es neue Ansätze und Verfahren geben muss. Mit der Prozesskostenrechnung sollen die Kosten basierend auf den relevanten Prozessschritten des Produkts zugeordnet werden. Somit werden entstehende Kosten genau den Produkten zugeordnet, die diese Kosten auch verursachen.

 

Der Grundgedanke des Verursachungsprinzips

Indirekte Kosten, Fixkosten, (fixe) Gemeinkosten – Es gibt verschiedene Namen, doch sie haben eines gemeinsam: Sie lassen sich nicht so einfach einem konkreten Produkt zuordnen. Fixkosten können bei einem produzierenden Unternehmen die Planungsabteilung oder der Bereich Einkauf sein. Diese Kosten sollen „verursachungsgerecht“ auf ein Produkt verteilt werden. In komplexen Unternehmen ist es aber nicht immer ersichtlich, welche Produkte welchen Kostenanteil verursachen. Um eine Lösung für das Problem zu finden bedient man sich eines Tricks:

 

Vorgehensweise der Prozesskostenrechnung

Gemäß dem Motto „Ist ein Problem zu groß, um es zu lösen, zerlege es in kleinere Probleme.“ werden die einzelnen Prozessschritte im Produktlebenszyklus zerlegt und analysiert. Mehrere Prozessschritte werden daraufhin zu Teilprozessen aggregiert. Diese werden als Bezugsgröße bezeichnet, da sie die kostenverursachenden Aktivitäten sind. Aus der Summe der Teilprozesse besteht letztlich der Hauptprozess, der für das Produkt und/oder die Dienstleistung verwendet wird.

Teilprozesse können zwei unterschiedliche Grundlagen haben. Die entstehenden Kosten können abhängig oder unabhängig von der Leistungsmenge sein. Unabhängige Teilprozesse können z B. steuernde, planende oder leitende Aktivitäten sein (leistungsmengenneutrale Prozesse, lmn). Eine Aktivität, die mit größeren Leistungsmengen wiederholt durchgeführt werden muss, z.B. eine Eingangsrechnung prüfen, bezeichnet man hingegen als leistungsmengeninduzierter Prozess (lmi).

 

Die Berechnung der Prozesskosten

Mithilfe der bekannten Prozesse können die geplanten Kosten errechnet werden. Hierzu können z. B. Vergangenheitswerte oder Benchmarks verwendet werden. Sobald die Plankosten für die Prozesse vorliegen werden diese durch die geplante Prozessmenge dividiert. Dadurch erhält man den Planprozesskostensatz. Diese Rechnung ist allerdings nur für die Leistungsmengenabhängigen Prozesse (lmi) möglich. Für die leistungsunabhängigen Prozesse wird die Rechnung wie folgt angepasst: Summe der Planprozesskosten (lmn) * Planprozesskostensatz / Summe der Planprozesskosten (lmi). Das Ergebnis ist der Umlagesatz für die leistungsunabhängigen Kosten.

Die Summe von Planprozesskostensatz und Umlagesatz ergeben für die jeweiligen Prozesse den Gesamtprozesskostensatz. Mit diesem sind die gesamten Kosten verursachungsgerecht auf die Prozesse verteilt.

 

Vor- und Nachteile der Prozesskostenrechnung

Aus der erfolgreichen Prozesskostenrechnung ergeben sich unterschiedliche Aspekte. Als Vorteile der Prozesskostenrechnung können folgende Punkte genannt werden:

  • Realistische Preisbildung
  • Planungssicherheit durch verursachungsgerechte Kostenanalyse
  • Prozessoptimierung auf Basis der Analyse möglich

Dem gegenüber stehen folgende Nachteile der Prozesskostenrechnung:

  • Umfangreiche Prozessanalyse verursacht hohen (initialen) Aufwand
  • Verursachungsgerechter Preis kann unattraktiv auf dem Markt sein
  • Nicht geeignet, um kurzfristige Entscheidungen zu treffen

 

Unterschiedliche Methoden der Prozesskostenrechnung

Bei der Prozesskostenrechnung kann man durch verschiedene Methoden und Vorgehensweisen andere Schwerpunkte setzen. Im Folgenden soll ein erster Blick auf Target Budgeting, Zero-Base-Budgeting und die Gemeinkostenwertanalyse geworfen werden. Jede dieser Methoden basiert oder profitiert zum Teil von der Prozessanalyse.

Die Idee hinter Target Budgeting ist es, eine Zielvorgabe des Budgets für einzelne Einheiten innerhalb einer Organisation vorzugeben. Auf Basis der Prozessanalyse können die entsprechenden Ressourcen geplant und somit ein Optimum angestrebt werden. Dadurch wird der allgemeine Kostendruck, die (Gemein-)Kosten zu reduzieren, auf mehrere Stellen verteilt.

Bei der Methode Zero-Base-Budgeting wird das Budget ohne Berücksichtigung der vorhandenen Strukturen und Prozesse geplant. Dadurch soll verhindert werden, das etablierte Aktivitäten als gegeben ansehen werden. Die klassische Aussage „Das haben wir schon immer so gemacht!“ soll vermieden werden, um optimale Prozesse aufzubauen. Mithilfe dieser Methode können ineffiziente Prozesse identifiziert werden und infolgedessen eine optimierte Struktur aufgebaut werden.

Das Ziel der Gemeinkostenwertanalyse ist die Steigerung der Effektivität und Effizienz bei gleichbleibendem Output. Hierfür werden alle innerbetrieblichen Leistungen intensiv analysiert und anschließend anhand folgender Fragen bewertet:

  • Ist diese Aktivität erforderlich?
  • Kann diese Aktivität günstiger erbracht werden?
  • Welche Kosten entstehen durch die Aktivität?

Dieser Vorgang und insbesondere der letzte Punkt können während bzw. nach der Prozessanalyse durchgeführt werden. Zur Ermittlung der Kosten kann man auf die Ergebnisse der Prozessanalyse zurückgreifen. Üblicherweise wird das mittlere Management temporär eingebunden, da somit in kurzer Zeit eine transparente Übersicht im Unternehmen erreicht werden kann. Nach der Identifizierung ineffizienter oder ineffektiven Aktivitäten müssen Maßnahmen zur Verbesserung eruiert werden. Nach der Bewertung und Priorisierung der Verbesserungsvorschläge entscheidet das Management über die Umsetzung und somit Behebung von Einschränkungen.

 

Fazit

Mit der Prozesskostenrechnung und den damit verbundenen Methoden können Gemeinkosten verursachungsgerecht verteilt und reduziert werden. Außerdem kann aus der umfangreichen Analyse der Prozesse die Grundlage für eine Prozesslandkarte und letztlich Prozessoptimierungen entstehen. Gleichzeitig darf man den Aufwand der Analyse nicht unterschätzen: Mit unterschiedlichen Ansätzen kann man den In- und Output beeinflussen, dennoch steckt in dieser Art der Vollkostenrechnung einiges an Arbeit.

 

Quellen:

Beitragsbild: pexels.com