Prozessmanagement

Prozessidentifikation als Basis für erfolgreiche Geschäftsprozesse

Prozessidentifikation

Die Prozessidentifikation ist ein Teil des Prozessmanagements, welches oft mit der Organisationsberatung synonym genannt wird. Durch ein kontinuierliches Prozessmanagement und die daraus resultierenden Erkenntnisse, werden Unternehmen dabei unterstützt Wettbewerbsvorteile zu generieren.

Geschäftsprozessoptimierung hilft Unternehmen strategische Ziele zu erreichen. Im Fokus steht die Erhöhung der Qualität und der Produktivität sowie die Schaffung von Transparenz der im Unternehmen bestehenden Prozesse und Abläufe.

Geschäftsprozesse sind nicht statisch. Im Laufe der Zeit gibt es neue gesetzliche oder unternehmensinterne Vorgaben, so dass eine individualisierte Ausrichtung der Prozesse auf die spezifischen Gegebenheiten jedes einzelnen Kunden benötigt wird.

Die Prozessidentifikation ist ein vorgelagerter Schritt im Prozessmanagement und bildet die Basis für:

  • Prozessaufnahme
  • Prozessmodellierung:
    • Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)
    • Business Process Model and Notation (BPMN)
    • Unified Modeling Language (UML)
  • Ermittlung des Prozessreifegrads
  • Prozesssteuerung
  • Prozessoptimierung
  • Prozessorganisation

Doch welche Prozesse sind dabei im Fokus? Die primären Prozesse können mit folgenden Fragen identifiziert werden:

  • Prozesse, die die konsequente Ausrichtung auf Ziele und Strategien der Unternehmen verfolgen. Dazu gehören neben der Geschäfts- auch die Wettbewerbsstrategie. Die Bestimmung der strategischen Relevanz kann durch Kennzahlensysteme oder einer Balanced Scorecard gemessen werden.
  • Geschäftsprozesse, die dazu beitragen die Kundenanforderungen zu erfüllen. Dabei zählen auch Lieferanten als Kunden, dessen Bedürfnisse befriedigt werden müssen.
  • Kernprozesse, die einen direkten Bezug zu Kernkompetenzen im Unternehmen haben. Supportprozesse haben eine nachgelagerte Rolle.
  • Prozesse, durch die am Markt Wettbewerbsvorteile generiert werden können.

Wie werden die Prozesse identifiziert?

Zu Beginn der Prozessidentifikation wird die philosophische Frage gestellt, wie viele Prozesse definiert werden müssen. Dies ist immer abhängig von der Aufgabenstellung, jedoch sollten sich die Kernprozesse inklusiv der unterstützenden Sub-Prozesse auf einige wenige beschränken. Ansonsten wären es nicht DIE Kernprozesse.

Mit Hilfe gut geleiteter Workshops mit dem Management und den betroffenen Fachbereichen, werden die relevanten Prozesse identifiziert. Dabei müssen subjektive Empfindungen der beteiligten Teilnehmer ausgeklammert und die betrachteten Prozesse objektiv aufgenommen werden.

Es gibt zwei Herangehensweisen für die Prozessidentifikation:

Top-Down

In der obersten Schicht der Prozesshierarchie stehen die Kernprozesse zu den Kundenanforderungen, zu den angebotenen Dienstleistungen oder Produkten sowie die strategischen Unternehmensziele.

Darunter werden durch Dekomposition die Teilprozesse definiert, die jeder primäre Geschäftsprozess beinhaltet.

Bottom-Up

Bei der Bottom-Up Vorgehensweise bilden die vorhandenen Prozessdokumente und Prozesskataloge zu den Sub-Prozessen die Basis. Diese werden zuerst in Arbeitsschritten gebündelt. Die Arbeitsschritte wiederum werden zu Prozessschritten konsolidiert, woraus sich die primären Geschäftsprozesse ergeben.

Bei der Bottom-Up Methode gibt es keinen Abgleich mit der strategischen Ausrichtung des Unternehmens. Dadurch besteht die Gefahr, dass der aktuell gültige Prozess mit den Worten „Das haben wir schon immer so gemacht“ unantastbar wird. Eine prozessoptimierende Maßnahme wird hier schon in der Idee gestoppt, so dass die Methode hier nur informativ erläutert wird.

Bei beiden Methoden müssen die Prozessziele bei der Identifikation ordentlich abgegrenzt werden, um die Prozesse bereits zu Beginn separat betrachten zu können.

 

Ergebnis

Das Ergebnis der Prozessidentifikation wird häufig im Rahmen einer Prozesslandkarte oder einem Prozesskatalog dargestellt. Dabei werden alle Prozesse auf einer hohen Abstraktionsebene abgebildet. Die Prozesse sind untereinander verknüpft, bzw. stehen durch Beziehungen untereinander in Verbindung. So können Nachfolger- und Vorgänger-Prozesse ermittelt werden, aber auch fachbereichsübergreifende Abläufe End-to-End betrachtet werden.

 

Quelle Beitragsbild: Pixabay

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