Prozessmanagement

Notation der Prozessmodellierung

Prozessmodelle bilden den Aufbau in Unternehmen ab und zeigen die Reihenfolge der einzelnen strukturierten Tätigkeiten. Ziel von Prozessmodellen ist die Dokumentation, Analyse, Gestaltung und Kommunikation von Prozessen. Die Modelle können in Ist- und Soll-Zustand unterschieden werden. Bevor man sich der Prozessmodellierung und Optimierung widmet, sollte ein Kontextdiagramm (Prozesslandkarte) erstellt werden. Das Ziel besteht darin, die im Unternehmen bestehenden Prozesse (ohne Inhalt) zu identifizieren und deren Wechselwirkungen oberflächlich abzubilden.

Basierend auf den Ist-Prozessen kann ein Handlungsbedarf identifiziert werden. Der Soll-Prozess hingegen stellt den gewünschten zukünftigen Zustand der Prozesse dar. Die Differenzen zwischen Ist- und Soll-Prozessen identifizieren den Handlungsbedarf zur Erreichung des gewünschten Zustands.

Grundlagen der Prozessmodellierung

Ein Geschäftsprozess ist eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten innerhalb einer Firma. Aus einer homogenen Kette (Teilprozesse) von Aktivitäten wird ein immer abstrakteres Gebilde (Hauptprozess). Die Prozessstruktur wird in der Regel grafisch und in Form von Symbolen dargestellt. Dies sollte so wenig wie nötig und so viel wie möglich enthalten. Damit vermeidet man unnötige, künstliche Verkomplizierungen und es ist leicht zu verstehen.

Prozessmodelle dienen unter Einsatz von IT-gestützten Methoden zur Analyse, Planung, Steuerung und Überwachung der Prozessabläufe im Unternehmen. Beispielsweise kann die Veränderung der Durchlaufzeiten in Abhängigkeit einer Maßnahme wie der Einführung einer neuen Software untersucht werden. Die Dokumentation dient zur Erhöhung von Transparenz im Unternehmen, was Grundlage für eine Steigerung der Effizienz bei der Kommunikation und bei den Mitarbeitern ist. Dies birgt enorme Einsparpotentiale aufgrund der geringeren Komplexität und entspricht dem Ziel der Vereinfachung von Modellen.

Leitfaden für die Prozesserstellung

Alle reden darüber und verlangen Prozesse!
Was sind Prozesse? Sind die Ziele klar formuliert? Welche Wünsche hat der Kunde? Ist das umsetzbar? …
Fragen über Fragen. Dazu benötigt man noch die richtigen Antworten.
Wie sollte man am besten vorgehen? Welche Fragen sollte man sich vor und nach der Prozessmodellierung stellen?
Nachfolgend wird ein kurzer Leitfaden (nicht vollständig) dargestellt, wie man vorgehen könnte:

  • sich mit dem Thema auseinandersetzen und verstehen worum es geht
  • genaue Planung von Ressourcen und Zeit
  • Übersicht aller Prozesse aufnehmen
  • die Grundlage bilden Gespräche mit relevanten Stakeholdern
  • diese erklären und zeigen Ihre Arbeitsabläufe
  • die bestmöglichste Methode finden und alle Prozesse modellieren
  • sich mit den Stakeholdern die Prozessmodellierung austauschen
  • Vorstellung, Veröffentlichung, Dokumentation und Archivierung der Prozesse

Notationen und Tools

Es existiert eine Vielzahl von Notationen. Die am meisten genutzten in Deutschland sind EPK, BPMN und UML. Eine einfache Erzeugung von Prozessmodellen ermöglicht MS Visio, ARIS oder Bizagi.

EPK (Ereignisgesteuerte Prozesskette)

Dies sind grafische Darstellungen, um den logischen und zeitlichen Ablauf eines Geschäftsprozesses zu veranschaulichen. Aufgrund der zunehmenden Bedeutung prozessorientierter Organisationsstrukturen dient die EPK als Grundlage für ein integriertes Geschäftsprozessmanagement.

BPMN (Business Process Model and Notation)

Die BPMN ist eine grafische Darstellung und dient sowohl zur technischen Gestaltung, als auch zur fachlichen Beschreibung von Geschäftsprozessen. Dadurch sind die Prozesse leicht wiederzuverwenden und sehr flexibel anwendbar.

UML (Unified Modeling Language)

UML ist eine grafische Modellierungssprache zur Spezifikation, Konstruktion & Dokumentation von Software. Die UML hilft dabei, Prozesse zu verstehen und mögliche Wiederverwendbarkeit bzw. Risiken zu erkennen.

In den kommenden Beiträgen stellt unser Team die einzelnen Notationen im Detail vor.

Um weitere nützliche Tipps zum Thema zu erhalten, sind die Beiträge „Prozessmanagement“ und „für Wen ist Was?“ zu empfehlen.

 

Quelle Beitragsbild: https://pixabay.com

Durch verschiedene Projekteinsätze in der Energiewirtschaft habe ich fundierte Kenntnisse und Erfahrungen in Projektmanagement und Prozessgestaltung. Das Abbilden und Optimieren von unternehmerischen Prozessen ist meine Leidenschaft, weshalb ich mich fortlaufend mit neuen Methoden auseinandersetze.