Prozessmanagement

Der Prozess im Fokus

Der Prozess im Fokus – Prozessmanagement mit affinis

Umfeld:

Um bei immer größer werden dem Druck in einer globalisierten Wirtschaft konkurrenzfähig zu bleiben, muss ein Unternehmen in Hinblick auf Wirtschaftlichkeit und Qualität immer effizienter wirtschaften. Neue Innovationen, Produkte oder Dienstleistungen müssen ständig vorangetrieben und ihre Positionierung gegenüber Wettbewerbern überwacht werden.

Ein Unternehmen muss daher stets 2 Bereiche im Fokus behalten. Die Außen- sowie die Innenansicht.

  • Zur Außenansicht des Unternehmens gehört ein Blick auf den Markt, das Produktprogramm, die Qualität der erbrachten Leistungen und die Kundenzufriedenheit. Diese sind klar von beispielsweise den Kunden erkennbar. Diese wird durch Veränderungen des Käuferverhaltens, der Marktstrukturen sowie der Wettbewerbsdynamik geprägt. Durch eine immer weiter voranschreitende Digitalisierung ist es für Unternehmen immer schwieriger geworden, die schnell wechselnden Kundenanforderungen zu befriedigen.
  • Zur Innensicht zählt die effiziente und innovative Durchführung von Aktivitäten innerhalb des Unternehmens. Dazu zählen beispielsweise die Unternehmensinterne Buchführung, das Rechnungswesen, HR. Die Innenansicht ist nur für das Unternehmen selbst ersichtlich und kann von außen nur schwer bis gar nicht beurteilt werden.

Insgesamt ist sehr entscheidend, dass sowohl die Außen- als auch die Innenansicht für ein Unternehmen sehr bedeutend und außerdem voneinander abhängig sind. So sind Beispielsweise die Produktionsprozesse von Gegebenheiten außerhalb (Kundenwünsche, Lieferantenforderungen etc.) sowie innerhalb (effiziente Produktionsprozesse etc.) betroffen.

Der Unterschied zwischen der Funktions- und der Prozessorientierung

Unternehmen sind durch kontinuierliche Optimierung ihrer Geschäftsbereiche zu signifikanten Steigerungen der Produktivität und Qualität gekommen. Zu den optimierten Bereichen zählen beispielsweise Rechnungswesen, Logistik und Produktion. Die Ziele lassen sich mittels Einsatzes neuer Technologien, optimiertem Einsatz von Standardsoftware sowie durch Realisierung von organisatorischen Konzepten, wie der Auslagerung von Funktionsbereichen (Outsourcing), realisieren.

Durch die reine Sicht auf die einzelnen Funktionsbereiche trat jedoch der Gesamtzusammenhang der betrieblichen Funktionen in den Hintergrund. Eine steigende Unabhängigkeit einzelner Funktionsbereiche birgt das Risiko steigender Ineffizienz und somit zusätzliche Kosten für eine Abstimmung und Koordination zwischen den einzelnen Bereichen des Unternehmens. Um dieses Risiko zu reduzieren muss ein Unternehmen weniger in der Funktionsorientierung, sondern den Fokus stärker auf die gesamtunternehmerischen Prozesse legen. So müssen die Schnittstellen zwischen den Funktionen ausgebaut werden und die Prozesse über die Funktionen hinaus auf das gesamte Unternehmen ausgelegt sein.

Eine stärkere Prozessorientierung bedeutet nicht, dass die Optimierungen in den einzelnen Bereichen verloren gehen, sondern dass die Bereiche durch unternehmensweite Prozesse besser verknüpft werden können. Ein weiterer Vorteil ist, dass einzelne Teilprozesse stetig verbessert und optimiert werden können. Durch den auf Prozessebene entstandenen Gesamtüberblick, welcher die Basis für eine effiziente Prozessoptimierung bildet, geht gleichzeitig der Zusammenhang für „das große Ganze“ nicht verloren.

Der Prozessbegriff

Ein Geschäftsprozess besteht aus einer Abfolge von Aufgaben, die über mehrere organisatorische Einheiten verteilt sein können. Die Ausführung von informationstechnologischen Anwendungen wird von Geschäftsprozessen unterstützt.

Eine übliche Differenzierung von Geschäftsprozessen ist die Abhängigkeit, bzw. die Nähe zum Kerngeschäft eines Unternehmens. Geschäftsprozesse können hierdurch in 3 Kategorien aufgeteilt werden:

  • Steuerungsprozesse (auch Führungsprozesse genannt)
  • Kerngeschäftsprozesse (oder auch Primärprozesse)
  • Unterstützungsgeschäftsprozesse (Querschnittsprozesse oder auch Supportprozesse)

Steuerungsprozesse steuern das integrative Zusammenspiel aller Geschäftsprozesse (z.B. Strategieentwicklung, Unternehmensplanung, Operatives Führen). Sie stehen über den leistungserstellenden und unterstützenden Prozessen und stellen den gesamtheitlichen Rahmen für sämtliche Prozesse des Unternehmens.

Kerngeschäftsprozesse sind Geschäftsprozesse mit hohem Wertschöpfungsanteil. Sie sind in der Regel wettbewerbskritisch und bilden den Leistungserstellungsprozess ausgehend vom Kundenwunsch bis hin zur Auslieferung bzw. Leistungserbringung ab. Typische Beispiele sind hierfür Auftragsbearbeitungs-, Entwicklungs-, Distributions- und Serviceprozesse sowie die Produktionsprozesse an sich.

Unterstützungsprozesse sind Geschäftsprozesse mit keinem oder nur geringem Wertschöpfungsanteil. Sie sind in der Regel nicht wettbewerbskritisch, aber trotzdem essenziell jedes Unternehmen. Hier zählt z.B. die Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, das Berichts- oder Personalwesen. Da in diesen Bereichen ebenfalls häufig hohe Kosten entstehen, sind diese Prozesse (auch wenn sie keinen bzw. einen geringen Wertschöpfungsanteil haben) im Prozessmanagement von großer Bedeutung.

Konsequenzen des Prozessmanagements für die Unternehmensführung

Das Ziel jedes wirtschaftlich arbeitenden Unternehmens ist die Erzielung von Profit. Jedes Unternehmen wird dadurch angetrieben, seinen Umsatz und Gewinn zu steigern. Prozessmanagement und -optimierung inklusive eines effizienten Ressourcenmanagements ist daher unerlässlich, um konkurrenzfähig zu bleiben.

Vielen Unternehmen fehlt eine konsequente Prozessausrichtung. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen den Aufbau einer solche Prozessstruktur anstreben, unterstützen wir Sie gerne dabei und helfen Ihnen bei der Umsetzung. Kontaktieren Sie uns einfach und wir beraten Sie in einem Erstgespräch über das Vorgehen.

 

Quellen:
Andreas Gadatsch, Grundkurs Geschäftsprozess-Management Methoden und Werkzeuge für die IT-Praxis: Eine Einführung für Studenten und Praktiker 6., aktualisierte Auflage

Jörg Becker, Martin Kugeler Michael Rosemann (Hrsg.), Prozessmanagement Ein Leitfaden zur prozessorientierten Organisationsgestaltung, Siebte, korrigierte und erweiterte Auflage

Beitragsbild: pixabay.com

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