Projektmanagement

Vertragsmanagement – Teil 1: Veränderungen des Vertragsmanagements

Das Vertragsmanagement ist der Kern eines wettbewerbsfähigen Unternehmens, egal ob es sich um ein privates oder ein öffentliches Unternehmen handelt. Organisationen stehen unter zunehmendem Druck die Kosten zu senken und die finanzielle und operative Leistung zu verbessern. Neue regulatorische Anforderungen, Globalisierung, wachsendes Vertragsvolumen und Komplexität haben dazu geführt, dass die Bedeutung und der Nutzen eines effektiven Vertragsmanagements zunehmend anerkannt werden. Neben der Planung und Steuerung umfasst das Vertragsmanagement die Überwachung und Dokumentation aller rechtlich bindenden Vereinbarungen zwischen zwei oder mehreren Vertragspartnern.

Um die Wichtigkeit des Vertragsmanagements innerhalb des Projektmanagements besser einordnen zu können, muss die historische Entwicklung von Projekten näher betrachtet werden. Nehmen wir als Beispiel Henry Ford, der in den frühen 1900er Jahren den weltgrößten Industriekomplex der Welt in Michigan erbaute. Neben der ersten Fließbandproduktion umfasste Fords Vision zudem die Zentralisierung der gesamten Produktionskette. Seine Vision verfolgte er getreu dem Motto: So viele Rohstoffe wie möglich rein ins Werk, fertige Autos raus aus dem Werk. Für Lieferanten oder Verträge war kein Platz – Ford war quasi jedem überstellt.

In der heutigen Welt werden Verträge ausgeschrieben und an Drittanbieter weiterverteilt. Unternehmen verlassen sich vermehrt auf Fachkenntnissen und Ressourcen von Drittanbietern, die ihnen die entsprechenden Dienstleistungen erbringen und das Produkt zur Verfügung stellen.

Die Komplexität des Vertragsmanagement in Projekten

Überlegen wir uns hierzu ein Beispiel:

Eine Trasse für eine Magnetbahn soll in Dubai gebaut werden, wobei den Auftrag ein französisches Unternehmen gewinnt. Die erste Ausarbeitung wird von einem Subunternehmer in Frankreich, die Weiterentwicklung von einem Subunternehmer in Mexiko durchgeführt. Die Produktion wird an 4 verschiedene Unternehmen in Europa vergeben, und die in Großbritannien entwickelte Software wird von einem chinesischen Unternehmen angepasst.

Immer komplexere Technologie mit mehreren Komponenten, eine Spezialisierung über die wirtschaftliche Kompetenz jeden einzelnen Unternehmens hinaus, immer engere Zeiträume und geringer werdende Margen sowie die stark geänderten Benutzeranforderungen mit immer komplexerer Software haben das Bild des omnipotenten Unternehmens hin zum Vertragspartner geändert.

Hierbei gibt es eine Vielzahl von Verträgen, die alle den Projektzielen dienen sollen, indem sie

  • in einer dienlichen Form abgeschlossen werden
  • zum reibungslosen Erfolg des Projekts beitragen
  • die Vertragsbestandteile fortlaufend auf ihre Einhaltung hin überprüft werden
  • eine Dokumentation über Vertragsabweichungen durchgeführt wird, um anschließende Forderungen oder Verbesserungen in Anspruch zu bringen

Die wichtigste Unterteilung von Verträgen im Projektmanagement

Im Hinblick auf das o.g. Beispiel lässt sich erkennen, dass es eine Vielzahl von Vertragsformen gibt, die innerhalb des Unternehmens geprüft werden müssen. Teileweise arbeiten Unternehmen mit mehreren Dutzend Fremdfirmen zusammen, um im Resultat ein lieferfähiges Produkt zur Verfügung stellen zu können (vgl. Automobilbranche, Flugzeugbranche). In welche Formen lassen sich Verträge somit unterteilen? Die wichtigste Unterteilung kann wie nachfolgend festgehalten werden, obwohl sicherlich eine Vielzahl von weiteren Verträgen, je Branche, bestehen:

  • Kundenvertrag
  • Rahmenvertag
  • Beratervertrag
  • Dienstleistungsvertrag

Der Kundenvertrag

Der Kundenvertrag legt die wichtigsten Parameter fest, die für beide Seiten verbindlich sind. Er besitzt einen juristischen Charakter, so dass beide Seiten ihre Forderungen notfalls vor den zuständigen Gerichten einklagen können.

Der Rahmenvertrag

Der Rahmenvertrag kommt meist zur Anwendung, wenn mit ein und demselben Kunden über einen längeren Zeitraum einzelne Verträge geschlossen werden. Meist werden Rabatte gewährt und Rahmenbedingungen festgelegt, die als juristische Grundlage dienen.

Der Beratervertrag

Der Beratervertrag umfasst eine spezielle Beratungsleistung, die in den unterschiedlichen Projektphasen benötigt werden.

Der Dienstleistungsvertrag

Der Dienstleistungsvertrag wird meist als Servicevertrag für Pflege und Wartung abgeschlossen.

 

Die Bedeutung des Vertragsmanagement für das Projektmanagement

Eine weitverbreitete Überzeugung ist hierbei, dass Verträge und Vertragsmanagement nur durch Anwälte korrekt geprüft und durchgeführt werden können. Das Ziel eines Vertrags ist denkbar einfach: ein klares Verständnis beider Parteien in Bezug auf den Inhalt und die Pflichten sowie ein transparentes Verständnis über Risiken und Chancen. Die Aufgabe des Vertragsmanagements wiederum ist die Einhaltung des Vertrags sicherzustellen. Auf die Phasen Verhandlung, Abschluss, Abwicklung, Abnahme wird in meinem Beitrag „Vertragsmanagement – Teil 2: Die vier Phasen der Vertragsanalyse“ näher eingegangen (folgt in Kürze).

Weshalb aber ist das Vertragsmanagement und die Vertragsanalyse für das Projektmanagement von so großer Bedeutung? Der heutige Projektmanager muss über Beschaffung und Verträge Bescheid wissen. Vereinbarte Termine müssen zu seinem Projektplan passen, ausgemachte Leistungen müssen mit dem Projekt und dessen Arbeitspaketen zusammenpassen, eventuelle Strafzahlungen müssen im Budget berücksichtigt werden und Risiken innerhalb der Verträge gefährden den Projekterfolg.

Ein präzises Vertragsmanagement sichert somit den reibungslosen Projektablauf, reduziert Risiken, die das Projektergebnis gefährden, minimiert Probleme bei der Projektabnahme und erlaubt eine klare Rollen- und Aufgabenvergabe.

Die zunehmende Komplexität von Projekten bedeutet für Projektmanager das zunehmende managen von Lieferanten, unabhängig von der Größe des Projekts. Einem erfahrenen Projektmanager ist klar, dass eine erfolgreiche Auftragsvergabe sämtliche Überlegungen umfassen muss. Er muss über die Einzelheiten der Verträge Bescheid wissen, Vertragsinhalte mit seinen Projektplänen abgleichen und anpassen und somit seine Aufgabe der Sicherung des Projekterfolgs festigen. Verträge werden mit Menschen geschlossen und von ihnen verwaltet, so dass zwischenmenschliche Fähigkeiten für die Entwicklung erfolgreicher Vertragsbeziehungen von entscheidender Bedeutung sind.

Wie genau die Analyse von Verträgen erfolgt und auf was der Projektmanager zu achten hat wird im zweiten Teil des Beitrags Vertragsmanagement näher beschrieben.

Beitragsbild: pixabay.com

Mein Fokus liegt auf der Optimierung vorhandener Strukturen und die daraus resultierende Verbesserung von internen Prozessen. Dank meiner Fähigkeit, mich schnell in unterschiedliche Märkte hineinzufinden und diese zu interpretieren, kann ich auf ein breites Erfahrungsportfolio im Projektmanagement unterschiedlicher Branchen zurückgreifen.