Projektmanagement

Stakeholdermanagement-vier Schritte zur erfolgreichen Strategieplanung

Generell werden Stakeholder in der Betriebswirtschaft als Anspruchsgruppe bezeichnet. Jedes Projekt ist in seinem Ergebnis abhängig von der relevanten Anspruchsgruppe, die direkt oder indirekt an dem Projekt beteiligt sind. Um ein Projekt erfolgreich zu gestalten, muss daher zwingend ein Bewusstsein bei den beteiligten Stakeholdern geschaffen werden.

Was ist ein Stakeholder?

Wie bereits zuvor im Beitrag Stakeholder Managegment – oder: der vergessene Nachbar erläutert wurde, ermittelt das Stakeholder Management die wichtigsten Interessengruppen und ihre Bedürfnisse, um sie bei der Projektplanung und -durchführung zu berücksichtigen. Der Projekterfolg wird hierbei von beteiligten oder betroffenen Personen bzw. Personengruppen maßgeblich beeinflusst.

Es ist daher unerlässlich, sich vor Projektstart seiner Stakeholder bewusst zu sein, um anhand eines aktiven Stakeholdermanagements den Erfolg des Projektes positiv zu beeinflussen. Neben einem Identifikationsprozess wird anhand der Stakeholderanalyse auch der Grundstein für den Kommunikationsplan gelegt.

Die o.g. Auseinandersetzung lässt sich anhand von vier Fragen organisieren, um richtig mit seinen Stakeholdern umgehen zu können:

  1. Wer sind meine Stakeholder?
  2. Wo stehen meine Stakeholder?
  3. Welchen Zugang habe ich zu meinen Stakeholdern?
  4. Welchen dieser Zugänge sollte ich nutzen?

Diese vier Fragen stellen die vier Schritte eines erfolgreichen Stakeholdermanagements dar, die im Folgenden näher erläutert werden.

Vier Schritte zur erfolgreichen Strategieplanung

1. Identifikation

Bei der Identifikation der Stakeholder sollte im Vorfeld identifiziert werden, wer das Projekt beeinflussen kann oder betroffen ist. Kerngruppen hierbei stellen die Unterstützer (Geldgeber, Lieferanten, Mitarbeiter) und die Gefährder (Regulierungsbehörden, Politik) dar, die sich wiederum in entsprechende Interessengruppen („Pro“ und „Con“) unterscheiden. Häufig übersehen wird die Anspruchsgruppe der „Möchtegern-Stakeholder“, die lediglich glaubt von einem Projekt betroffen zu sein, auch wenn dies im Grunde nichtzutreffend ist. Wird dieser Gruppe im Vorfeld zu wenig oder gar keine Beachtung geschenkt, können plötzlich Projektgegner auftauchen, die das Projekt in eine beachtliche Krise stürzen können.

2. Analyse

Zur Analyse des Einflusses und des Interesses an einem Projekt ist es hilfreich die Stakeholder in einer kleinen Matrix zu definieren:

Abb. 1

 

3. Planung

Im Anschluss an die Identifikation und Analyse der Stakeholder soll in der Planungsphase eruiert werden, wie die einzelnen Stakeholder optimal in das Projekt eingebunden werden können. Hierzu ist es empfehlenswert, anhand einer Excel-Tabelle die einzelnen Stakeholder zu erfassen und Ihre Ziele, Motivationen oder Interessen zum Projekt zu bewerten. Letztendlich erstellt man somit einen Kommunikationsplan, der in folgender Abbildung kurz verdeutlicht wird:

Abb. 2

Somit stellt die Planungsphase eine Kombination aus den ersten beiden Phasen dar, um die entsprechenden Erwartungen der Stakeholder zu kategorisieren (vgl. Abb. 1).

4. Umsetzung

Als letzter Schritt erfolgt nunmehr die reale Umsetzung der Stakeholderstrategie. Dies erfolgt auf Basis der vorausgegangenen Analyse und Bewertung sowie der getroffenen Maßnahmen. Obwohl dieser letzte Schritt recht schnell beschrieben ist, wird er die meiste Zeit des Stakeholdermanagements in Anspruch nehmen, da laufend zu überprüfen ist, ob die getroffenen Annahmen zutreffend sind und die gewählten Maßnahmen Aussicht auf Erfolg haben.

Hierbei ist gerade in der Zusammenarbeit mit den Stakeholdern, die besonders stark betroffen sind (z.B. Anwohner bei Baulärm) ein hohes Maß an Sensibilität und Kompetenz notwendig, und sollte bereits bei der Auswahl von Personen und / oder Dienstleistern berücksichtigt werden.

Praktisches Beispiel anhand eines Projektes bei einem Unternehmen aus dem Telko-Bereich

Im Folgenden soll anhand eines kurzen Praxisbeispiels die Komplexität des Stakeholdermanagements dargestellt werden. Dabei soll folgendes Projekt umgesetzt werden:

Ausgangssituation/Projekt: Migration sämtlicher virtueller Netzwerk Funktionalitäten (VNF) von einer veralteten Serverlandschaft in eine Cloud-Umgebung

Gemäß dem oben beschriebenen Ablaufplan des Stakeholdermanagements, mussten in einem ersten Schritt sämtliche Stakeholder identifiziert werden. Hierbei trat zunächst die Schwierigkeit auf, die einzelnen VNFs zu ermitteln, um an die entsprechenden Ansprechpartner zu gelangen.

Abb. 3

Nach der Identifikation der einzelnen Stakeholder wurde in der Analyse mit jedem der insgesamt 50 Stakeholdern Kontakt aufgenommen, um die Erwartungen und Befürchtungen anschließend in der Planungsphase zu erfassen und Maßnahmen zu definieren.

Abb. 4

Nach erfolgreicher Erfassung der Stakeholder sowie deren Einstellungen zum Projekt wurde ein Kommunikationsplan festgelegt. Hierbei wurden Prioritäten den einzelnen VNF-Projekte zugeordnet, die Auskunft über die Abfolge / Kritikalität geben sollten.

Sollten Sie tiefergehendes Interesse an der Lösung von Problemen innerhalb der Umsetzung des Kommunikationsplans haben, zögern Sie bitte nicht und kontaktieren uns jederzeit.

 

Quelle Beitragsbild: rawpixel.com

Mein Fokus liegt auf der Optimierung vorhandener Strukturen und die daraus resultierende Verbesserung von internen Prozessen. Dank meiner Fähigkeit, mich schnell in unterschiedliche Märkte hineinzufinden und diese zu interpretieren, kann ich auf ein breites Erfahrungsportfolio im Projektmanagement unterschiedlicher Branchen zurückgreifen.