Projektmanagement Versicherungswirtschaft

Scrum PMO: Als PMO im agilen Umfeld

Scrum PMO: Projektmanagement mit affinis

Die Agile Arbeitsweise breitet sich schnell aus. Nicht nur in der IT-Branche wird agil gearbeitet, es ist bereits in den verschiedensten Bereichen zu finden. Oft wird nach dem Framework „Scrum“ gearbeitet, um die Projekte zu agilisieren. Doch kann ein Projekt von einer funktionalen Zusammenarbeit von PMO und Scrum profitieren?

Das Projekt

Ja, so auch in unserem Referenzprojekt. Mit circa 40 Mitarbeitern, die auf fünf Teams aufgeteilt sind, ist das Projekt ein Teil eines großen und langläufigen Programmes einer großen Versicherung. Obwohl das Programm sich dazu entschlossen hat nach Scrum zu arbeiten, verhindern die Stränge ins Unternehmen die einwandfreie Umsetzung der agilen Arbeitsweise. Es ist also mehr ein Hybrid-Projekt. Demnach gibt es ebenfalls Aufgaben im Projekt, die nicht Scrum entsprechen, wie auch viele Zuständigkeitsbereiche des PMO.

Die Herausforderung bei einer Verschmelzung von PMO und Scrum

Das traditionelle Project Management Office übernimmt die Verantwortung für die Standardisierung der Prozesse und Organisation im Projekt. Darunter fallen unter anderem Aufgaben der Qualitätssicherung durch Controlling, transparenten Projektkoordination und der Steigerung von Effektivität und Effizienz. In vielen Unternehmen gibt es ein übergeordnetes PMO, welches sich mit den PMOs der jeweiligen Projekte abstimmt. Eine klassische Projektplanung, wie mit dem Wasserfallmodell, passt daher besonders gut rein. Theoretisch sind die Aufgaben des PMOs unzweckmäßig für Scrum. Denn laut Scrum arbeiten die Teams eigenverantwortlich und mit ihrer „Definition of Done“. Dadurch, dass ihre Arbeit nicht von außen kontrolliert wird, übernehmen sie Verantwortung und arbeiten selbstbestimmend an ihren Aufgaben.

Der Scrum Master übernimmt die Verantwortung für die Einhaltung der Scrum Prozesse, das Beseitigen von Hindernissen und kümmert sich um die Gruppendynamik. Sodass die Kommunikation im Team gefördert und die Zusammenarbeit optimiert wird. Dabei moderiert und schlichtet er, falls nötig und unterstützt das Team dabei, eigenverantwortlich zu arbeiten. So scheint es im ersten Moment so als würden sich die Aufgaben des PMOs nicht in ein Scrum Projekt einpflegen lassen.

Die Theorie und die Praxis: Scrum PMO

Doch oft wird vergessen: es gibt noch mehr Tätigkeiten des PMOs welche auch Scrum konform sind, wenn man vom Aspekt des Controllings absieht. Auch in unserem Referenzprojekt übernimmt das PMO Aufgaben im Projekt, die auch in der agilen Umgebung gebraucht werden. So kann das PMO Scrum weitgehend unterstützen und dem agilen Master unter die Arme greifen. Aus Erfahrung kümmert sich das PMO um Trainings zur Teamentwicklung und trägt zum Reporting bei, welches nach außen getragen wird. Außerdem stellt es die Schnittstelle zu anderen Projekten dar und sorgt für eine gute Koordination und Kommunikation. Als administrative Schaltzentrale kümmert sich das agile PMO um die Ausstattung von Tools und Software. Mit nur wenigen Adaptionen passt sich also das PMO Scrum an, sodass sich die beiden als kompatibel herausstellen.

Das Scrum PMO

Erfahrungsgemäß kann stark von der Zusammenarbeit von PMO und Scrum Master profitiert werden. Im Referenzprojekt sorgt die enge Zusammenarbeit für einen konstruktiven Austausch und ein stärkeres Verständnis beider Seiten. Man könnte sogar noch einen Schritt weiter gehen und die Aufgaben der beiden, die anfangs noch so unvereinbar schienen, in einer Person verbinden. Das kann nur durchgeführt werden, wenn es die Projektgröße zulässt. In unserem Referenzprojekt würde die Arbeitszeit, durch die Anhäufung der Aufgaben durch eine Fusionierung, eine 7-Tage Woche bei weitem überschreiten. Dadurch könnten die Verantwortungen des Scrum Masters oder die des PMOs vernachlässigt werden. Folgen davon sind Einbußen in den entsprechenden Feldern wie Zerfall der agilen Methodik oder diffuse administrative Organisation und Koordination.

Hinwieder wäre bei kleineren Projekten ein Scrum PMO möglicherweise sogar die beste Lösung. Die Entscheidung liegt letzten Endes bei den Projektverantwortlichen. Haben sie Interesse mehr darüber zu erfahren, wie wir Sie bei der Verbindung aus klassischem Projektmanagement und agilen Methodiken unterstützen können? Schreiben Sie uns gerne an!