Projektmanagement

Projektstrukturplan: Erstellung und Nutzung

In einem Projektstrukturplan werden alle notwendigen Arbeitspakete eines Projektes vollständig erfasst und grafisch dargestellt. Die Darstellung erfolgt in der Regel in Form eines Baumdiagramms und bildet die Strukturierung der Arbeitspakete ab. Da der Projektstrukturplan die Grundlage für weitere Aktivitäten der Projektarbeit bildet und ein wichtiges Werkzeug bei der Kommunikation ist, sollte er möglichst früh im Projektverlauf erstellt werden. Der Projektstrukturplan, kurz PSP, wird im englischsprachigen Raum als Work-Breakdown Structure, kurz WBS, bezeichnet. In diesem Blogbeitrag werden die möglichen Orientierungen, das Vorgehen bei der Erstellung sowie Gründe für die Erstellung eines Projektstrukturplans erläutert.

Orientierung des Projektstrukturplans

Bevor man mit der Erstellung des Projektstrukturplans beginnt, sollte man die Orientierung festlegen. Der PSP kann funktions-, objekt- oder zeitorientiert sein. Im Folgenden wird je ein Beispiel gezeigt.

  1. Funktionsorientierter Projektstrukturplan: Bei dem funktionsorientierten PSP stehen unter dem Projekt die verschiedenen Organisationen des Unternehmens, die an dem Projekt beteiligt sind. Jeder Funktion werden die entsprechenden Arbeitspakete zugeordnet. Das Projektmanagement kann dabei als eigenständige Funktion betrachtet werden.
Abb.1: Funktionsorientierter Projektstrukturplan
  1. Objektorientierter Projektstrukturplan: In dem objektorientierten PSP wird das Projekt in mehrere Teilprojekte unterteilt. Die Unterteilung erfolgt in logische Bestandteile des Projekts, denen sich die Arbeitspakete unterordnen lassen. An den Teilprojekten sind in der Regel mehrere Abteilungen beteiligt.

    Abb. 2: Objektorientierter Projektstrukturplan
  1. Zeitorientierter Projektstrukturplan: Hier erfolgt die Einteilung nach den verschiedenen Projektphasen. Welche Phasen dabei betrachtet werden, ist abhängig von den Bedürfnissen des Projekts.

    Abb. 3: Zeitorientierter Projektstrukturplan

Für welche Art des PSPs man sich entscheidet ist frei wählbar. Es ist allerdings sinnvoll sich den Hauptzweck vor Augen zu halten. Wenn der Projektstrukturplan hauptsächlich intern genutzt werden soll und viele Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen mitwirken, ist es sinnvoll den funktionsorientierten PSP zu nutzen. Durch die Zuordnung der Arbeitspakete wird die Ressourcenplanung vereinfacht, da jede Abteilung ihre Aufgaben kennt. Bei einem Projekt, in dem der Kunde die Zeit als kritischen Faktor sieht, kann ein zeitorientierter PSP die Kommunikation erleichtern, da schnell sichtbar ist, welche Arbeitspakete zu welcher Phase gehören.

Vorgehen bei der Erstellung eines PSP

Nachdem man sich für eine gewünschte Orientierung entscheiden hat, beginnt die eigentliche Erstellung des Projektstrukturplans. Die beiden gängigsten Vorgehen sind der Top-down-Ansatz und der Bottom-up-Ansatz.

Beim Top-down-Ansatz wird der Plan von oben nach unten erstellt. Im dem ersten Schritt überlegt man sich, in welche Teilprojekte (beim funktions- und objektorientierten PSP) beziehungsweise Phasen (beim zeitorientierten PSP) sich das Projekt sinnvoll einteilen lässt. Sobald diese Hierarchieebene vollständig ist, beginnt man mit der Identifikation der Arbeitspakete. Um diese zu identifizieren sollte man sich vorstellen, welche Arbeiten innerhalb der Teilprojekte oder Phasen anfallen und sich in einem Arbeitspaket zusammenfassen lassen.

Der Bottom-up-Ansatz funktioniert genau andersrum. Man beginnt damit alle anfallenden Arbeitspakete zu ermitteln. Im nächsten Schritt werden Teilprojekte oder Phasen festgelegt, denen sich die Arbeitspakete zuordnen lassen.

Die Erstellung sollte idealerweise in Gruppen erfolgen. Verschiedene Kreativitätstechniken können den Erstellungsprozess, besonders am Anfang, unterstützen.

Gründe für die Erstellung eines Projektstrukturplans

Projektstrukturpläne sollten in jedem Projekt während der Projektplanung erstellt werden, da sie einen großen Nutzen bieten. Im Folgenden werden die wichtigsten Gründe für Projektstrukturpläne erläutert:

  • Projektstrukturpläne können als Grundlage für weitere Arbeiten dienen. Durch die vollständige Erfassung der anfallenden Arbeiten können der Ressourcenbedarf und die benötigte Zeit genau abgeschätzt werden. Auf Grundlage des PSPs kann der Projektplan einfacher erstellt werden. Das Budgetmanagement und insbesondere die Budgetplanung werden durch einen PSP unterstützt. Da man jedem Arbeitspaket das benötigte Budget zuordnen kann, wird die Kostenschätzung präziser.
  • Die Projektkommunikation wird durch einen PSP unterstützt. Kunden, denen das technische Verständnis fehlt, können das Projekt als großes Ganzes sehen und mehr verstehen. Somit kann die eigene Kommunikation in die Richtung des Kunden verbessert werden und der Kunde kann zum Beispiel Bedenken oder weitere Ideen besser kommunizieren. Warum die Kommunikation im Projekt wichtig ist und wie Sie diese verbessern können, erfahren Sie in dem Blogbeitrag „Kommunikationsmanagement im Projekt und wieso dieses so wichtig ist“.
  • Die Projektorganisation kann sehr übersichtlich dargestellt werden und wird von dem Projektteam schnell verinnerlicht.

Wenn Sie sich bei der Erstellung ihrer Projektstrukturpläne von einem unserer Berater unterstützen lassen möchten, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.

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Beitragsbild: www.pixabay.com

 

Neue Aufgaben und wechselnden Arbeitsumgebungen bringen mich immer wieder dazu mein Bestes zu geben. Dank meiner Fähigkeit lösungsorientiert zu Denken, unterstütze ich meine Kunden bei der erfolgreichen Durchführung von innovativen Projekten.