Projektmanagement

Lessons Learnt Workshop – Wie steht es um Ihre Wissensmanagement-Strategie?

lessons learnt workshop affinis

Viele Projektmanager kennen es aus der Projektabschlussdokumentation, das Kapitel mit den Lessons Learnt, das häufig etwas nachlässig befüllt wird. Worum geht es also bei den Lessons Learnt, einem Fachbegriff des klassischen Projektmanagements beziehungsweise des Wissensmanagements. Und warum ist ein Lessons Learnt Workshop als eine Form der Projekt-Retrospektive so wichtig?

Schauen wir uns zunächst die Definition an. Lessons Learnt kann definiert werden als eine schriftliche Aufzeichnung und das systematische Sammeln, Bewerten und Verdichten von Erfahrungen, Entwicklungen, Hinweisen, Empfehlungen, Fehlern und Risiken aus Projekten. Das Ziel ist dabei ein Wissenstransfers in die Stammorganisation des Unternehmens. Die Erhebung erfolgt dabei regelmäßig, der Lessons Learnt Workshop wird üblicherweise einmalig bei Abschluss eines Projekts durchgeführt.

 

Zielsetzung der Lessons Learnt

Die Beachtung von Lessons Learnt kann sich als nützlich für zukünftige Projekte erweisen, sowie, über eine Reihe von Projekten hinweg betrachtet dazu führen, das Projektmanagement einer Organisation nachhaltig und strukturell zu verbessern. Im Rahmen einer integrierten Wissensmanagementstrategie müssen gewonnene Erfahrungen aus vorangegangenen Projekten anlog zu den Best Practices in strukturierter, zugänglich archivierter Form vorliegen. Dazu eignet sich z.B. eine Projektdatenbank. Zu Beginn eines jeden neuen Projektes muss die Berücksichtigung der bisherigen archivierten Erkenntnisse und Erfahrungen dann verbindlich vorgeschrieben werden.

Der grundsätzliche Lessons Learnt Prozess kann wie nachfolgend dargestellt beschrieben werden.

Prozess der Lessons Learnt
Eigene Abbildung: Prozess der Lessons Learnt

Der Lessons Learnt Workshop

Die notwendige Erhebung der Lessons Learnt erfolgt i.d.R. in Form von Workshops, in denen die Teilnehmer (d.h. die Mitglieder des Projektteams und wichtige Stakeholder) sowohl von positiven als auch negativen Erfahrungen berichten. Diese werden dann als Erkenntnisse und Empfehlungen verschriftlicht. Als Leitfaden für den Workshop hat sich eine Projektübersicht bewährt. Diese sollte nach Standardkategorien wie z.B. Projektmanagement, Ressourcen, Technik, Kommunikation, Geschäftsprozesse, Anforderungen, Konzeption, Implementierung, Testen, und externe Bereiche strukturiert sein, um keine wichtigen Informationen zu übersehen. Ergänzt um detailliertere und ggfs. weitere projektspezifische Kategorien und Kommentare hilft das später, die Diskussion im Workshop zu fokussieren.

Zur Ermittlung der Projekterfolge und -fehler sowie der Ableitung von Empfehlungen zur Verbesserung der zukünftigen Leistung von Projekten sollten mindestens die drei folgenden Fragen im Lessons Learnt Workshop gestellt und diskutiert werden:

  • Was lief gut?
  • Was lief schlecht?
  • Was muss verbessert werden?

Die Ergebnisse des Workshops müssen im Nachgang dokumentiert werden. Dabei besteht der detaillierte Bericht zu den gewonnenen Erkenntnissen aus den Informationen, die während des Workshops erfasst wurden und allen zusätzlichen Eingaben von Teilnehmern, die nicht teilnehmen konnten. Der fertige detaillierte Lessons Learnt Bericht wird an die Projektbeteiligten (Projektteam und Stakeholder) verteilt sowie zusammen mit der Projektdokumentation im Projektverzeichnis abgelegt. Zusätzlich sollte der Moderator eine kurze Zusammenfassung als One-Pager für das Management (z.B. das Programm Management, Steering Committee etc.) erstellen. Dies sollte die gewonnenen Erfahrungen und eine Zusammenfassung der Projektstärken (was gut gelaufen ist), Projektschwächen (was schiefgelaufen ist) und abgeleiteten Empfehlungen (was verbessert werden sollte) enthalten.

 

Auswirkung der Lessons Learnt

In den nächsten Schritten im Lessons Learnt Prozess schließt sich die Analyse, Organisation, Archivierung und Zurverfügungstellung der gewonnenen Erfahrungen in geeigneter Art und Weise an. Dazu können z.B. spezielle Ordner auf den Unternehmenslaufwerken oder Repositorien, gesonderte Meetings mit anderen Projektteams oder spezielle Tools dienen. Damit kann die gewünschte Wiederverwertung der Erkenntnisse und Empfehlungen in nachfolgenden Projekten erreicht werden.

Diese Schritte müssen unternehmensweit einheitlich und verbindlich organisiert sein, um die gewünschten Effekte erzielen zu können. Der einzelne projektbezogene Lessons Learnt Workshop ist dabei ein wichtiger Teil des gesamten Lessons Learnt Prozesses und somit der unternehmensweiten Wissensmanagement-Strategie. Wenn der einzelne Workshop nicht erfolgreich ist (d.h. nicht stattfindet, nicht gut vorbereitet oder durchgeführt, nicht gut dokumentiert wird, etc.), verliert die Organisation die Gelegenheit, die Lehren und Erkenntnisse aus dem betreffenden Projekt zu ziehen.