Projektmanagement

Kommunikation im Change Management – Was wirklich zählt

Kommunikation ist ein entscheidender Erfolgsfaktor im Change Management. Darin sind sich alle einig. Eine Patentlösung, die immer und überall funktioniert, gibt es allerdings nicht. Jede Firma hat ihre eigene Veränderungskultur und jeder Mitarbeiter seine eigenen Erfahrungen mit Veränderungen gemacht.

Eins allerdings ist sicher: Egal wie gut wir uns vorbereiten, es gibt immer eine Gruppe, die nicht begeistert „Yes, we can!“ ruft, sobald sich etwas im gewohnten Umfeld verändert.

Warum sollten Sie auch? Abgesehen davon, dass jeder Mensch anders mit Veränderungen umgeht, bedeuten Veränderungen im Unternehmensalltag für die meisten Kollegen in erster Linie eine zusätzliche Belastung zum Tagesgeschäft.

Oft werden sie nicht nur bei der Umsetzung, sondern bereits in der konzeptionellen Phase involviert und sind dafür verantwortlich, die Kommunikation in ihren Abteilungen hinein zu steuern. Kommunikation kann ein echter Zeitfresser sein.

Die Auswahl der Themen ist nicht immer einfach, denn nicht alle Informationen, die die Führungskraft vom Projekt/Programm-Manager erhält sind immer so aufbereitet, dass sie direkt weitergegeben werden können. Sie müssen nachträglich aufbereitet werden.

Hinzu kommt, dass sich nicht jede Kommunikationsform sich gleich gut eignet, um die Kollegen zielgerichtet zu informieren. Newsletter werden in der täglichen E-Mail-Flut weggeklickt. Reports im PowerPoint-Format erleiden oft das gleiche Schicksal. Newsletter und Reports alleine stellen nicht sicher, dass die Kollegen informiert sind.

Ein Kommunikationsforum schaffen

Eine interessante Methode möglichst viele Leute einzubinden und auf ihre Sorgen und Bedenken einzugehen habe ich in meinem derzeitigen Projekt kennengelernt: Regelmäßige Calls mit Fragerunde angepasst auf den jeweiligen Informationsbedarf der jeweiligen „Gruppe Betroffener“. Die jeweiligen Gruppen bekamen eine Präsentation zum aktuellen Projektstatus und konnten dann einer Expertenrunde, bestehend aus den jeweiligen Themengebietsleitern inklusive des Programm-Managers, ihre Fragen stellen. Ja, manche Fragerunden waren hitzig und teilweise emotional, aber alles in allem sehr konstruktiv und positiv für das Projektklima.

Fazit

Eine Garantie und eine allgemeingültige Lösung gibt es für die optimale Kommunikation in Veränderungsprozessen nicht. Die Wahl der Kommunikationsmethoden muss dem gesunden Menschenverstand folgen. Bevor wir uns für eine Methode entscheiden, sollten wir uns fragen, wie wir wollen würden, dass in einer vergleichbaren Situation mit uns kommuniziert wird und danach handeln. Eine gute Mischung aus verschiedenen Kommunikationsformen hilft dabei möglichst viele Kollegen einzubinden, abzuholen und zu erreichen.