Digitale Transformation Projektmanagement

Die Kommunikation im Change

Kommunikation bei Change-Projekten: Ein Erfolgsfaktor für Veränderungsprojekte

Eine erfolgreiche Kommunikation kann einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren in einem Projekt sein. Gleichermaßen führt eine mangelnde oder fehl gerichtete Kommunikation in den meisten Fällen zum Scheitern des Projektes. Eines der wichtigsten Werkzeuge zur Planung und Steuerung der Informationsflüsse in einem Projekt ist der Kommunikationsplan. Der in Tabellenform gehaltene Kommunikationsplan beinhaltet neben den Ziel-/Interessensgruppen auch den Zeitpunkt und das Intervall der Kommunikation, das Medium über welches kommuniziert wird, den Inhalt und, ob Feedback eingeplant wird oder ermöglicht wird. Diese Punkte werden in Change-Projekten noch um den Kommunikationsbedarf erweitert. Der Kommunikationsbedarf beinhaltet die notwendigen Fragen und den Bedarf an Informationen, den die Interessengruppen benötigen. Dies ist notwendig, da das Ziel der Kommunikation in Change-Projekten vorrangig ist, die Interessensgruppen zu Informieren und etwaige Bedenken und Fragen zu mindern und so den Widerstand zu verringern. Auch sollen Mitarbeiter dazu gebracht werden, sich aktiv am Change zu beteiligen. So sollte die Kommunikation, wenn möglich auch Feedback ermöglichen.

Ein Kommunikationsplan kann sowohl in einem Workshop unter der Einbindung der Betroffenen als Gruppe oder auch als Einzelinterviews erstellt werden. Beide Methoden ermöglichen eine aktive Einbindung der Betroffenen und somit die Möglichkeit, Bedenken direkt zu Beginn des Change-Projektes einzubringen und die Kommunikation an diesen Bedenken auszurichten. Je nach Größe des Change-Projektes können nicht alle Betroffenen eingeladen werden, weswegen die eingeladenen Personen im Idealfall den Durchschnitt des Unternehmens abbilden. Sollten beispielsweise nur Mitarbeiter/innen aus der Personalabteilung eingeladen werden, fehlt wiederum die Perspektive der Produktion und umgekehrt. Auch können in den einzelnen Bereichen unterschiedliche Ansichten verbreitet sein, was ebenfalls bedacht werden muss. Ebenso ist die Auswahl der Medien und der Zeitpunkt der Kommunikation ausschlaggebend, wie diese aufgenommen wird. So kann eine regelmäßige Benachrichtigung im Intranet niemanden erreichen, wenn das Intranet nicht genutzt wird.

Notwendigkeit der Kommunikation bei Change-Projekten

Change-Projekte oder auch Veränderungsprojekte führen häufig zu großen Änderungen im Unternehmen. Dies können Restrukturierungen und die damit verbundene Verlegung von Arbeitsplätzen ins Ausland sein, oder eine Fusion mit einem anderen Unternehmen.

In einem Change-Projekt können Widerstände entstehen, wenn Mitarbeiter das Gefühl erhalten, selbst benachteiligt zu werden. Diese Widerstände können zu einem großen Anteil am Scheitern des Veränderungsprojektes schuld sein. Einer der Hauptaufgabe eines Veränderungsmanagers in der Change-Kommunikation ist es deswegen, auf diese auf die Sorgen und Bedenken einzugehen und diese mit den Betroffenen zu kommunizieren und zu diskutieren. In der Change-Kommunikation geht es vorrangig die Kommunikation während des Projektes zu planen, zu strukturieren und zu organisieren. Der Kern liegt darin, Mitarbeiter zu informieren sowie selbst Informationen wie Ängste, Bedürfnisse oder auch Hoffnungen zu erhalten und einen Dialog mit den Betroffenen zu ermöglichen. Diese können sowohl intern (z.B. Mitarbeiter) oder auch extern (Aktionäre) sein. Dafür muss Transparenz geschaffen werden und Widerstände sollen verringert werden. Dafür wiederum müssen Betroffene in den Prozess eingebunden werden. Kommunikation ist in allen Phasen des Change-Projektes ein zentraler Bestandteil. Auch können sich die Rollen während des Projektes ändern und sollten deswegen nicht als statisch angesehen werden. Ein Betroffener kann von anfänglicher Unterstützung zu einem Gegner werden, wenn er im Laufe der Veränderung für sich eine Benachteiligung sieht. Deswegen ist ein ständiger Austausch zwischen Projekt und Betroffenen notwendig. Dafür muss eine Kommunikationsstrategie ausgearbeitet werden, mit dem Ziel ein Bewusstsein für die Veränderung zu schaffen, Interesse zu wecken sowie die Bereitschaft zu schaffen, sich an der Veränderung zu beteiligen. Dieses Interesse kann nur durch offene Kommunikation geschaffen werden, welche über die gesamte Dauer erhalten bleibt. Die Anzahl an betroffenen Personen ist auch abhängig von der Größe des Projektes selbst und muss ständig mit eingeplant werden.

Planung eines Kommunikationskonzeptes – Der Kommunikationsplan als Teil einer Kommunikationsstrategie

Die Kommunikationsstrategie hat zum Ziel, ein Bewusstsein für die Veränderung und deren Vorteile herzustellen, Interesse für den Change sowie die Bereitschaft an ihr mitzuwirken hervorzurufen, Vertrauen zu schaffen, dass der Übergangsprozess von offener Kommunikation begleitet wird sowie das Interesse am Transformationsprozess über die gesamte Dauer zu erhalten. Die Planung und Umsetzung von Kommunikationsprozessen in Change-Projekten wird von Stolzenberg und Heberle in zwei Schritten dargestellt. Der Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen und der Umsetzung eines Kommunikationskonzeptes.

Kommunikationsmaßnahmen sind die Arten der Kommunikation wie beispielsweise Newsletter oder das Intranet. Diese werden auch im Kommunikationsplan abgebildet. Das Kommunikationskonzept beinhaltet die Kommunikationsstrategie. Während des Veränderungsprojektes muss permanent kommuniziert werden. Den jeweiligen Interessengruppen muss die Notwendigkeit der Veränderung und die Veränderung selbst auf eine für die Zielgruppe verständliche Art vermittelt werden. Für den Erfolg des Change-Projektes ist es auch relevant, Feedback von den Betroffenen wie beispielsweise den Mitarbeitern einzuholen. Dies kann unter anderem durch die Führungskräfte der Organisation geschehen oder durch Diskussionsrunden in dem unternehmenseigenen Intranet. Dieses Feedback kann anschließend genutzt werden, um die Kommunikation anzupassen und zu steuern.

Im Vorfeld der Kommunikation muss ein Konzept erstellt werden. Für das Konzept ist es notwendig grundlegende Fragen zu beantworten, wie beispielsweise, wer die für das Veränderungsprojekt notwendigen Zielgruppen sind, was mit der Kommunikation in der jeweiligen Zielgruppe erreicht werden soll, zu welchem Zeitpunkt kommuniziert wird und welche Medien eingesetzt müssen werden, um die betroffenen Personen zu erreichen? Um die Zielgruppen zu identifizieren, muss geklärt werden, welche Personen durch die Veränderung betroffen sind, wie groß ihr Einfluss auf das Veränderungsprojekt ist und wie sie die Veränderung bewerten. Diejenigen, die persönliche Nachteile befürchten sind durch eine einseitige Kommunikation nur schwer zu erreichen und müssen deswegen aktiv eingebunden werden, um so ihre Widerstände und Bedenken bestmöglich zu vermindern.

Quellen

Dereköy, F. (2020). Change Management. (H. f. Geislingen, Hrsg.) Deutschland.

Gattermeyer, W., & AI-Ani, A. (2000). Change Management und Unternehmenserfolg – Grundlagen – Methoden – Praxisbeispiele. Wiesbaden: Springer Fachmedien.

Keuper, F., Häfner, M., & von Glahn, C. (2006). Der M&A-Prozess – Konzepte, Ansätze und Strategien für die Pre- und Post-Phase. Wiesbaden: GWV Fachverlage GmbH.

Stolzenberg, K., & Heberle, K. (2013). Change Management Veränderungsprozesse erfolgreich gestalten – Mitarbeiter mobilisieren. Vision, Kommunikation, Beteiligung, Qualifizierung. Köln: Springer-Verlag.

Beitragsbild: Pexels.com

 

 

„Meine offene Kommunikation mit allen Beteiligten sowie meine analytischen Fähigkeiten, Sachverhalte schnell zu durchdringen, helfen mir Zielvorgaben effektiv zu erreichen. Meine strukturierte und stets zielorientierte Arbeitsweise sorgt auch in komplexen und stressigen Situationen für eine bestmögliche Lösung und eine hohe Kundenzufriedenheit.“