Digitale Transformation Projektmanagement

Der Kommunikationsplan im Change

Der Kommunikationsplan bei Change-Projekten

In unserem letzten Beitrag haben wir Ihnen bereits die Notwendigkeit der Kommunikation bei Change-Projekten vorgestellt. Denn eine erfolgreiche Kommunikation kann einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren in einem Projekt sein. In unserem heutigen Beitrag erhalten Sie daher weiterführende Informationen zur Erstellung eines Kommunikationsplans für Ihr Change-Projekt.

Welche Informationen sollte ein Kommunikationsplan enthalten?

Stolzenberg und Heberle definieren den Kommunikationsplan als Dokument in welchem die geplanten Maßnahmen und Medien beschrieben werden und mit denen die wichtigsten Interessengruppen über die Veränderung informiert werden. Im Kommunikationsplan wird auch die Zielsetzung der Kommunikation definiert. Auch werden im Kommunikationsplan die Medien den Zielgruppen zugeordnet. Der Kommunikationsplan muss dementsprechend erweitert werden. In Change-Projekten ist es wichtig, auch auf die Bedenken und Fragen der Mitarbeiter einzugehen und wenn möglich ihre Bedenken und ihren Widerstand zu verringern. Abbildung 1 zeigt, wie ein beispielhafter Kommunikationsplan in einem Change-Projekt aussehen könnte.

Zielgruppen Kommunikationsbedarfe Ziele der

Kommunikation

Medien Zeitpunkte
Bedenken Fragen
Alle Mitarbeiter Jobsicherheit, Mehrarbeit Auswirkungen des Change auf die Arbeit? Mitarbeiter zu informieren über den Stand und Ziele Mail Monatlich
Produktion Jobsicherheit Werden die Jobs outgesourct? Klare Ausrichtung über Jobsicherheit geben Informationsveranstaltung Zu Beginn des Projektes
Einkauf Änderung der bekannten Prozesse Was ändert sich am bisherigen Stand? Mitarbeiter auf Veränderungen vorzubereiten Intranet Bei Projektmeilensteinen

Abbildung 1: Kommunikationsplan nach Stolzenberg & Heberle, 2013, S.78

Die Kommunikationsmedien

Die Auswahl der Medien muss so getroffen werden, dass sie ihr Ziel erfüllen und die Zielgruppen zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Informationen „versorgen“. Dazu ist es relevant, dass die Betroffenen mit den Kommunikationsmedien bekannt sind, diese verwenden können und auch verwenden. Sollte beispielsweise das Intranet kaum genutzt werden, ist es nicht sinnvoll, dort große Ankündigungen zu veröffentlichen. So hat jedes Medium Stärken und Schwächen, welche mit eingeplant werden müssen.

Unterschiedliche Medien zur Kommunikation im Change können unter anderem Projekt-Informationsveranstaltungen, ein Newsletter, Begegnungsräume, wie eine Kaffeeküche, Abschlussveranstaltungen, Mitarbeitergespräche, Betriebsbesuche, das Unternehmensintranet sowie ein internes soziales Netzwerk sein. Um die Interessensgruppen und ihre Bedürfnisse zu identifizieren, muss zuallererst eine Stakeholderanalyse durchgeführt werden. Durch die Stakeholderanalyse kann anschließend geplant werden, an welchen Personenkreis, welche Informationen verteilt werden und durch wen diese Informationen vermittelt werden. Diese Stakeholderanalyse muss ständig angepasst werden, da sich die Gegebenheiten während des Change-Projektes ändern können. Auch kann über die Stakeholderanalyse identifiziert werden, welche Medien geeignet sind und welche Ziele erreicht werden sollen.

Medien Kurzfristig Regelmäßig Interaktiv Ständig

verfügbar

Social Intranet
Projektküche
Newsletter
Mitarbeitergespräche
Intranet

Abbildung 2: Vier Kriterien zur qualitativen Bewertung der Medienauswahl nach Stolzenberg & Heberle, 2013, S.76

Zuletzt ist relevant einzuplanen, wie Medien genutzt werden können. Sind diese auch kurzfristig zur Information nutzbar oder müssen die Informationen erst gründlich ausgearbeitet und designtechnisch aufbereitet werden? Werden diese regelmäßig, wie beispielsweise ein Newsletter genutzt oder nur einmalig, wie eine Podiumsdiskussion oder eine Fragerunde zu einer bestimmten Thematik? Sind die Informationen ständig verfügbar, wie ein Aushang im Intranet oder sind die Informationen, wie in einem Mitarbeitergespräch, nur einmal abrufbar? Diese Fragen lassen sich wie in Abbildung 2 dokumentieren und individuell für jedes Medium bewerten.

Der Kommunikationsplan sollte als Teil des Projektplanes gesehen werden, da Abhängigkeiten zu den Projektmeilensteinen und den Projektaktivitäten bestehen. Diese lösen häufig eine notwendige Kommunikation aus. Der Kommunikationsplan dient dem Veränderungsmanager um die Kommunikation im Projekt, wie die weiteren Prozesse des Projektes zu steuern und zu kontrollieren. Der Kommunikationsplan muss, wie beispielsweise der Projektplan, regelmäßig geprüft und angepasst werden, da sich Zielgruppen, Medien, Ziele, Fragen usw., während des Change-Projektes ändern können und so die Kommunikation unter Umständen nicht mehr zielgerichtet ist.

Wie wird ein Kommunikationsplan erstellt?

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten zur Ausarbeitung eines Kommunikationsplans. Stolzenberg und Heberle heben besonders das Führen von Interviews oder das Halten von Workshops zur Entwicklung eines Kommunikationsplans hervor. Der Vorteil eines Workshops liegt darin, direkt betroffene Personen in die Ausarbeitung des Kommunikationsplan mit einzubinden und diese in einer größeren Gruppe gemeinsam Lösungen ausarbeiten zu lassen. Der Vorteil eines Interviews hingegen liegt darin, die individuellen Bedürfnisse und Wünsche, welche Informationen zu welchem Zeitpunkt verbreitet werden sollen, in einem Einzelgespräch eruieren zu können und diese anschließend in einem Kommunikationsplan zusammenzufassen. Je nach Größe des Change-Projektes können nicht alle Betroffenen befragt oder in den Workshop eingeladen werden, weswegen die Teilnehmer wiederum die Demographie des Unternehmens bestmöglich abbilden sollten.

Durchführung von Workshops

In einem Workshop kann, durch die frühzeitige Einbindung mehrerer Beteiligter, die Akzeptanz erhöht werden, da diese an der Konzeption und Erstellung des Kommunikationsplans aktiv beteiligt sind und somit die Kommunikation selbst mitgestalten. Im Workshop selbst wird der Kommunikationsplan selbst befüllt, in dem Zielgruppen definiert, Medien ausgewählt und Bedenken und Fragen der Betroffenen abgewägt werden. Ein Workshop bietet Raum für die Beteiligten den Kommunikationsplan gemeinsam zu gestalten und die Inhalte zu besprechen aber auch über den Change selbst zu diskutieren.

Durchführung von Interviews

Zur Konzeption und Erstellung eines Kommunikationsplans können alternativ auch Interviews mit den Betroffenen geführt werden. In persönlichen Gesprächen lässt sich individueller auf die Wünsche und Bedenken der Beteiligten eingehen. Es kann persönlicherer Kontakt mit den Betroffenen geschaffen werden. Nach Abschluss aller Interviews müssen die Ergebnisse zusammengeführt, in den Kommunikationsplan eingearbeitet und mit den Gesprächspartnern final abgestimmt werden.

Quellen

Dereköy, F. (2020). Change Management. (H. f. Geislingen, Hrsg.) Deutschland.

Gattermeyer, W., & AI-Ani, A. (2000). Change Management und Unternehmenserfolg – Grundlagen – Methoden – Praxisbeispiele. Wiesbaden: Springer Fachmedien.

Keuper, F., Häfner, M., & von Glahn, C. (2006). Der M&A-Prozess – Konzepte, Ansätze und Strategien für die Pre- und Post-Phase. Wiesbaden: GWV Fachverlage GmbH.

Stolzenberg, K., & Heberle, K. (2013). Change Management Veränderungsprozesse erfolgreich gestalten – Mitarbeiter mobilisieren. Vision, Kommunikation, Beteiligung, Qualifizierung. Köln: Springer-Verlag.

Beitragsbild: Pexels.com

 

 

„Meine offene Kommunikation mit allen Beteiligten sowie meine analytischen Fähigkeiten, Sachverhalte schnell zu durchdringen, helfen mir Zielvorgaben effektiv zu erreichen. Meine strukturierte und stets zielorientierte Arbeitsweise sorgt auch in komplexen und stressigen Situationen für eine bestmögliche Lösung und eine hohe Kundenzufriedenheit.“