Projektmanagement

5 Tipps für die Verbesserung Ihres Arbeitsablaufs und Ihres Projektmanagements mit der Getting Things Done Methode

Kommen Ihnen die folgenden Situationen im Arbeitsalltag bekannt vor: Sie haben nie genug Zeit, um Ihre Aufgaben zu erledigen? In Ihrem Posteingang befindet sich eine Vielzahl unbearbeiteter E-Mails oder Sie vergessen hin und wieder wichtige Aufgaben? Oder wollen Sie generell Ihren Workflow optimieren?
Sie benötigen ein wasserdichtes System, das Sie an alles zur richtigen Zeit erinnert – und Ihnen dabei hilft einen kühlen Kopf zu bewahren. Dann sollten Sie sich mit der Getting Things Done (GTD) Methode von David Allen befassen.

Diese 5 simplen Tipps der GTD Methode erleichtern Ihnen den Arbeitsalltag:

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1) Routinen implementieren – Alles notieren

Notieren Sie sofort alles, was erledigt werden muss oder nützlich für Sie sein könnte. Schreiben Sie es nieder, damit Ihr Kopf keine Energie darauf verwendet, Sie an diese Idee oder Aufgabe zu erinnern. Tragen Sie immer ein kleines Notizbuch bei sich oder holen Sie sich eine gute Notiz-App für Ihr Smartphone.

2) Übertragen Sie die Ideen/Aufgaben in Ihr System

Schaffen Sie sich ein System, welches Sie an Ihre Aufgaben/Ideen erinnert, sobald Sie dies wünschen. Im Arbeitsalltag bietet sich hierfür Microsoft Outlook Tasks an. Übertragen Sie Ihre Aufgaben und Ideen regelmäßig in Ihr System und lassen Sie sich per Reminder erinnern, sobald der nächste Schritt notwendig ist.

3) Leben Sie die „2-Minuten Regel“

Fragen Sie sich vor jeder Aufgabe: Dauert das Erledigen der Aufgabe länger als 2 Minuten? Falls nein: Erledigen Sie die Aufgabe sofort. Falls ja: Tragen Sie die Aufgabe in Ihr Task Management-System ein (z.B. Outlook Tasks). Auf diese Weise erzeugen Sie keinen zusätzlichen Mehraufwand durch Übertragen von Mini-Tasks in Ihr System.

4) Formulieren Sie immer eine eindeutige Aktion

Fragen Sie sich bei jeder Aufgabe immer: Was ist die nächste Aktion, um dem gewünschten Ergebnis einen Schritt näher zu kommen? Formulieren Sie die Aufgabe immer so konkret es Ihnen möglich ist. So sparen Sie sich unnötiges Grübeln, was Sie ursprünglich mit der Aufgabe gemeint haben, falls diese nicht eindeutig formuliert war.

5) Fassen Sie jede E-Mail nur einmal an

Nutzen Sie ihren Posteingang nicht zur Archivierung von E-Mails. Leben Sie das Prinzip „Inbox Zero“, d.h. versuchen Sie Ihren Posteingang zum Feierabend zu leeren. Infos landen in einem separaten Archiv-Ordner und Aufgaben werden mit einem Klick zu Outlook Tasks hinzugefügt. Auf diese Weise verschwenden Sie keine Zeit sich immer wieder dieselben E-Mails anzuschauen und zu prüfen, wo noch Aufgaben zu erledigen sind.

Wenn Sie die 5 Tipps gezielt anwenden und Ihren Arbeitsablauf entsprechend anpassen, werden Sie merken, dass Sie den Kopf für die Erledigung von wichtigen Aufgaben frei haben und wesentlich produktiver werden. Sollten Sie weiteres Interesse an der Methode haben, habe Ich für Sie die wichtigsten Inhalte der Getting Things Done Methode in einer Prezi (Online-Präsentation) zusammengefasst.

Über diesen Link können Sie diese kostenfrei anfordern.

Für weitere Fragen zur GTD Methodik oder einen Austausch zum Thema Produktivität können Sie mich gerne kontaktieren.

Stefan Röber
stefan.roeber@affinis.de