Digitale Transformation Projektmanagement

Wie Change Management die agile Transformation unterstützen kann

Agile Transformation mit Change Management

Ob eine agile Transformation im ganzen Unternehmen oder nur punktuell stattfindet, bedeutet für viele Mitarbeiter eine große Umstellung. Die Hierarchien und Prozesse, die sie gewohnt waren, werden komplett auf den Kopf gestellt. Umstrukturierungsmaßnahmen dieser Größe sorgen daher oft für Unmut, Unzufriedenheit und Widerstand unter den Betroffenen. Um diesen negativen Reaktionen/Effekten keinen Platz zur Entfaltung zu geben, unterstützt Change Management beim Veränderungsprozess.

Was versteht man eigentlich unter Change Management?

Change Management agiert ergänzend zum Projektmanagement, um die Chancen des Projekterfolges zu erhöhen, indem es die Projektakzeptanz der Involvierten maximiert. Denn Strukturen und Prozesse in Organisationen können sich nur dann ändern, wenn Mitarbeiter bereit sind, die Veränderung mitzutragen und umzusetzen. Bei fehlendem oder schlechtem Change Management kommt es nicht nur zu Folgen wie Verzögerung oder Misserfolgen im Projekt, sondern auch zu projektübergreifenden Konsequenzen, wie grundsätzliche Unzufriedenheit am Arbeitsplatz und Kündigungen.

Die Herausforderungen der agilen Transformation

Gerade bei einem umfassenden Projekt wie der agilen Transformation ist es eine besondere Herausforderung alle Betroffenen ins Boot zu holen und sie von der agilen Arbeitsweise zu überzeugen. Es fallen zwangsläufig Projektrollen wie Projektleiter oder Projektmanager aufgrund der Umstrukturierungsmaßnahmen weg. Stattdessen gibt es z.B. einen „Scrum Master“ und einen „Product Owner“. Die Aufgabenverteilung und die Verantwortlichkeiten verschieben sich automatisch. Statt nach dem Wasserfallmodell zu arbeiten, werden die Aufgaben in iterativen Zyklen abgearbeitet. Gemäß der agilen Arbeitsweise sollen die Mitarbeiter lernen eigenverantwortlich Aufgaben zu übernehmen und zu bearbeiten. Dies bedeutet, dass es keine Aufgabenverteilung von oben geben soll. Für viele ist diese Arbeitsweise äußerst ungewohnt und unverständlich. Gerade die Mitarbeiter, die eher eine starke Führung und Richtungsvorgabe gewohnt sind, werden hier vor eine große Herausforderung gestellt.

Die Fusion der agilen Transformation mit Change Management

Um die agile Transformation zu fördern und so schnell wie möglich umsetzen zu können, sollte man sich über die folgenden Aspekte im Klaren werden:

Jeder Change löst bei den Involvierten Emotionen aus – diese können besonders stark sein, wenn man sie mit Unbekannten konfrontiert. Um dem entgegenzuwirken, sollte gewährleistet werden, dass alle Mitarbeiter über die agile Arbeitsweise und das entsprechende Vorgehensmodell informiert und geschult werden.

Wie auch die agilen Modelle, sollte sichergestellt werden, dass der Change Prozess richtig kommuniziert und für alle transparent ist. Je komplexer und undurchsichtiger ein Change Prozess ist, desto stärker stößt er auf Widerstand. Das Projekt-Team sollte sicherstellen, dass der Weg und das Ziel der agilen Transformation allen kontinuierlich bewusst sind. Projekt-Newsletter, Kick-Off Events, Fragerunden, Status Mails oder ähnliches sind Möglichkeiten, um hierfür Abhilfe zu schaffen.

Um agil arbeiten zu können, wird besonders viel Wert auf die Eigenverantwortung der Mitarbeiter gelegt. So soll auch der Prozess die Involvierten einbringen und dazu auffordern, Verantwortung zu übernehmen. Je involvierter sie sind, desto wichtiger wird ihnen der Erfolg der Transformation. Durch Umfragen oder Mitarbeitergespräche können kontrollierte Meinungen eingeholt werden. Als Teil des Projekt Teams oder als „Change Agent“ oder „Agile Agent“ können Mitarbeiter beim Change zur Agilität und zum Erfolg des Projektes beitragen.

Die Grundlage für einen offenen Umgang und eine erfolgreiche agile Transformation

Diese Punkte sind bei der Vorbereitung und Planung nicht zu unterschätzen. So sehen die Betroffenen direkt den positiven Effekt der Aspekte, die der agilen Arbeitsweise stark ähneln und stimmen sich optimistischer auf den Wandel ein. Gleichwohl gibt es keinen „Ideal-Weg“ zur Agilität, da keine agile Transformation der anderen gleicht. Jede Organisation hat mit ihren eigenen Komplikationen und Besonderheiten zu kämpfen. affinis kann Ihnen dabei helfen diese zu ermitteln und anhand dessen einen Weg und passgenaue Maßnahmen zu entwickeln. So kann sichergestellt werden, dass der Transformationsprozess passend zu den agilen Werten und Ihren Unternehmen aufgebaut wird. So kann auch Ihre Organisation ohne Verluste oder überflüssigen Mehraufwand agil werden.