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Der Fahrplan zur SAP-Datenarchivierung

In den letzten Jahren ist die Bedeutung von Daten noch einmal stark angestiegen. Die Daten eines Unternehmens sind als betriebswirtschaftliche Ressource anzusehen. Der Verlust von relevanten Daten kann daher für ein Unternehmen existenziell sein. Obwohl ältere Daten für das aktuelle Tagesgeschäft nicht mehr relevant sein müssen, können sie evtl. für Revisionszwecke oder Steuerprüfungen zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal benötigt werden bzw. unterliegen den Aufbewahrungspflichten. Diese Daten belasten das Produktionssystem und sollten dort entfernt werden. Sie sollten jedoch in einer revisionssichern Form wiederherstellbar sein.
Archivierung kann mit Aufbewahrung gleichgesetzt werden, d.h. wir heben etwas für eine festgelegte Dauer auf. Bei der Datenarchivierung geht es demnach um die Aufbewahrung von Daten. Die Datenarchivierung ermöglicht es, die Daten aus den entsprechenden Tabellen der Datenbank nach einer festgelegten Zeit (Residenzzeit) zu archivieren.
Die SAP-Datenarchivierung ist als Standardfunktion in jedem SAP-System vorhanden. Dennoch ist die Einrichtung und die Administration der SAP-Datenarchivierung vor ihrer Ausführung notwendig. Daher sind bei der SAP-Datenarchivierung folgende Schritte zu beachten:

  • Mit der Transaktion DB02 erfolgt die Datenbank-Analyse.
  • Mit der Transaktion DB15 können für die großen Tabellen die dazugehörigen Archivierungsobjekte ermittelt werden.
  • Mit der Transaktion TAANA werden Tabellenanalysen durchgeführt.
  • Mit der Transaktion SARA wird die Datenarchivierung verwaltet. Es werden die Aktionen für ein Archivierungsobjekt angezeigt.
  • Mit der Transaktion FILE werden die notwendigen Pfad- und Dateinamen definiert.
  • Im Customizing werden u.a. die logischen Dateinamen, die Größe der Archivdatei, Einstellungen zum Löschen der Archivdaten festgelegt.

Die Datenarchivierung benötigt eine gründliche Vorbereitung. Hierzu gehören u.a. folgende Überlegungen:

  • Welches sind die gesetzlichen Regeln zur Datenarchivierung?
  • Gelten diese Regeln länderübergreifend oder muss die Datenarchivierung länderspezifisch erfolgen?
  • Zu welchem Zeitpunkt kann die Datenarchivierung ohne Performance-Einbußen auf dem Produktionssystem erfolgen? Dies ist gerade bei globalen Unternehmen, wo in mehreren Ländern zu unterschiedlichen Zeiten gearbeitet wird, ein wichtiger Aspekt.
  • Wo soll das Archiv abgelegt werden, damit die sichere Aufbewahrung der Daten auch garantiert ist?
  • Auf welchem Speichermedium werden die Daten archiviert?
  • Ist es gemäß GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) einem sachkundigen Dritten möglich, die Daten in angemessener Zeit zur Verfügung zu stellen?
  • Mit welchen Leseprogrammen wird der Steuerbehörde die Einsicht in die archivierten Daten gewährt?
  • Wer sind die von der Datenarchivierung betroffenen Personen und Organisationen? Sie sollten involviert werden und die Möglichkeit haben, auf die archivierten Daten zugreifen zu können.
  • Welche SAP-Systeme sind von der Datenarchivierung betroffen?
  • Wer wird wann welche Aufgaben zur Datenarchivierung durchführen?

Diese Punkte sind die Grundlage für die weiteren Umsetzungsarbeiten. Aus unserer Erfahrung ist die SAP-Datenarchivierung für jedes Unternehmen individuell zu bewerkstelligen. Ausführliche Infos zu diesem Thema erhalten Sie bei affinis consulting.