Wissensmanagement – Schritte zur erfolgreichen Integration

Unternehmen unterschiedlicher Größen ist die Bedeutung von Wissensmanagement bewusst: Zu einem Thema ist das Wissen im eigenen Haus bereits vorhanden, die Suche nach dem Wissen gestaltet sich jedoch häufig schwierig. Die Sammlung, die Aufbereitung, das Aufarbeiten und das Anbieten von Wissen innerhalb eines Unternehmens erhöht die Effektivität und ist daher essentiell für ein jedes Unternehmen.

Vorteile eines gelebten Wissensmanagements

Die Einführung eines Wissensmanagement-Tools bzw. – Prozesses hat folgende Vorteile:

  • Prävention von Wissensverlust beispielweise durch den Abgang eines Mitarbeiters.
  • Klarer Überblick über Datenbestände und Experten
  • Effektiver Umgang mit Wissen im Geschäftsprozess
  • Verbindung von Wissensinseln – beispielsweise bedingt durch externe Mitarbeiter an diversen Standorten
  • Möglichkeit einer systematischen Auswertung von Wissen und Erfahrung

Wissensmanagement ist ein Thema der Geschäftsführung und muss von dieser unterstützt werden. Dabei sollte man laut einer Studie von Lopez et al. (2009) darauf achten, dass nicht ausschließlich in die IT investiert wird, sondern ebenfalls die Wissensmanagement-relevanten Prozesse eingehalten werden um alle Vorteile die aus den Systemen kommen abzuschöpfen zu können.

Wissensmanagement in der Theorie

Ein Wissensmanagement-Prozess stammt von H.-J. Habrock (2012). Dabei unterteilt der Autor den Prozess in die Teilschritte Sammeln, Aufbereiten, Anbieten und Nutzen sogenannter „Reusables“ – also erneut nutzbaren Wissens. Wie die Abbildung zeigt, besteht die Aufgabe des Managements in der Verwaltung, der Überwachung und der Kontrolle der nachhaltigen Nutzung bestehenden Wissens beim Angebot und der Nutzung der Reusables.

Abbildung 1

Management verantwortlich für erfolgreiches Wissensmanagement

Darüber hinaus ist das Management verpflichtet, die Sammlung und Aufbereitung wiederverwendbarer Inhalte zu fördern und zu unterstützen.

Erfolgreiche Integration – aber wie?

Wie die nachfolgende Abbildung zeigt, ist ein erfolgreiches Wissensmanagement von diversen Faktoren abhängig:

  1. Mitarbeiter: Motivation der Mitarbeiter, Unternehmenskultur und interne Zusammenarbeit
  2. Technologie: Erreichbarkeit der Technologien (und damit Erreichbarkeit der Mitarbeiter untereinander), Flexibilität und Fähigkeit der Innovation, Fokus auf relevantes Personalwissen und Informationen über das Personal
  3. Organisation: Integration einer „Wissens-Logistik“ sowie der dazugehörigen Prozesse
Abbildung 2

Wissensmanagement als Zusammenspiel von Organisation, Technologie und Mitarbeitern

 

Laut einer Studie von Haufe (2015) wird ein Großteil des Wissens per Email, mündlich und im Intranet bereitgestellt. Bis auf das Intranet ist Wissen also nicht jederzeit abrufbar und man ist als Dritter gezwungen, sich Wissen erneut anzueignen. Um diesen Zeitaufwand zu verringern ist die Einführung eines Wissensmanagement-Tools und der dazugehörigen Prozesse unabdingbar. So vielfältig die Unternehmen sind, so vielfältig sind auch die Möglichkeiten der verwendeten Software. Ob Confluence, Bitrix, Jira, Sharepoint oder das klassische Wiki: Die Möglichkeiten sind vielfältig. Sich für das richtige Tool zu entscheiden, ist häufig schwierig. Zu beachtende Faktoren sind neben der Sicherheit der Daten die Anpassbarkeit der Software sowie die Integrationsmöglichkeiten in bestehende Systeme. Zudem sollte die Benutzerfreundlichkeit des Systems vorliegen, damit eine regelmäßige Pflege von Seiten der Wissensträger gewährleistet ist.

Wissensmanagement – Audit: Ein erster Schritt

Um zu entscheiden, welche Form des Wissensmanagements für ein Unternehmen passend ist, lässt sich ein Wissensmanagement-Audit empfehlen. Dabei wird, je nach Bedarf, mit Hilfe von Workshops, Mitarbeiterbefragungen und Interviews ein umfassendes Bild geschaffen, um unternehmensspezifische Stärken und Schwächen zu identifizieren um daraus sinnvolle Maßnahmen zur Verbesserung des Wissensmanagements im Unternehmen herzuleiten. Ziel der Analyse  ist es, bereits in diesem Schritt ein gemeinsames Verständnis zum Thema Wissensmanagement zu schaffen.

Ein Zwischenergebnis eines solchen Audits sind Wissenslandkarten, auf deren Basis man im Unternehmen bestehende Arbeitsabläufe effektiver und effizienter gestalten kann. Diese Karten erleichtern die Transparenz von unternehmensexternen und/oder –internen Wissens, sodass Wissensträger im Unternehmen bzw. Dokumente leichter aufgefunden werden können.

Mit den Experten von affinis erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Möglichkeiten der Integration eines für Ihr Unternehmen passenden Wissensmanagement-Tools. Kontaktieren Sie uns um über die Möglichkeiten zu sprechen.

Kontakt:
Ricardo Rendon
Ricardo.Rendon@affinis.de