Wie erstellt man ein effizientes und datenbankbasiertes Projekt-Statusreporting in einem Großprojekt oder Programm?

Projekte und Programme sind in der Konzernstruktur häufig Teil eines Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) Tools. In diesen Tools kann sich das Management des Konzerns einen Überblick über das gesamte Projektportfolio verschaffen und wichtige Projektkennzahlen auswerten. In den jeweiligen Projekten und Programmen wird das Statusreporting der Teilprojekte häufig vernachlässigt.

Warum macht ein projektindividuelles Statusreporting Sinn?

Ein gesondertes Statusreporting ist in jedem Fall sinnvoll, um den Status der Teilprojekte in regelmäßigem Rhythmus zu erfahren, frühzeitig über Projektrisiken und -probleme informiert zu werden, wichtige Meilensteine im Blick zu behalten und um Dokumentationsanforderungen des Unternehmens zu erfüllen. Erfahrungsgemäß wird in vielen Projekten bereits ein Statusreporting in PowerPoint Format erstellt.

Welche Alternativen gibt es zu PowerPoint und teuren PPM-Tools?

Die Anfertigung des Statusreportings im PowerPoint-Format bringt einige Nachteile mit sich. Auch wenn die Vorlage zu Beginn allen Formvorgaben entspricht, haben sich nach einigen Wochen Elemente des Reportings verschoben oder Teilprojektleiter halten sich nicht an diese. Häufig wird hier das PMO gebeten, Hand anzulegen und das Reporting den gewünschten Qualitätsstandards anzupassen. Hier gibt es eine wesentlich bessere Lösung: MS Access als Statusreporting-Tool. Mit Access ist es möglich, ein kundenindividuelles Reporting zu erstellen inklusive Eingabemaske mit definierten Formvorgaben für die Teilprojektleiter und automatischer Generierung des Reports in PDF Format und Versand per E-Mail an einen definierten Empfängerkreis.

Vorteil Datenbank: Individuelle Sicht vs. Aggregierte Sicht

Der größte Vorteil ist, dass die Daten in einer relationalen Datenbank gespeichert werden. Das macht es möglich, dass die Daten sowohl auf Teilprojektebene ausgewertet werden können, das heißt man sieht z.B. nur Risiken oder Meilensteine, die das jeweilige Teilprojekt betreffen. Es ist jedoch auch möglich, Abfragen der aggregierten Sicht zu erstellen, also im Gesamtprojektkontext. In dieser Sicht lassen sich dann die von den Teilprojektleitern eingepflegten Meilensteine in chronologischer Reihenfolge im Gesamtprojektkontext darstellen oder es lässt sich eine kombinierte Risikoliste erstellen. Die Meilensteine könnten mit MS Project verknüpft werden und die kombinierte Risikoliste kann die klassische Risikoliste des Projektrisikomanagements ersetzen. Weitere Vorteile sind Auswertungsmöglichkeiten über einen Zeitverlauf, das heißt man kann z.B. nachverfolgen, wie sich Status-Ampelfarben der Teilprojekte im Zeitverlauf ändern.

Fazit: Systeme schaffen und unnötigen Aufwand vermeiden

Die Nutzung von MS Access für das Projekt-Statusreporting bringt einige Vorteile mit sich. Es wird viel manueller Aufwand, der üblicherweise mit der Erstellung der Reports verbunden ist, vermieden und weitgehend automatisiert. Durch die Implementierung einer Reporting-Lösung auf Access-Basis schaffen Sie sich ein System, das mit weiteren Projektmanagement-Tools wie MS Project verknüpft werden kann. Es findet ein Übergang von mehreren, teils inkonsistenten Datenquellen, zu einer „golden Source“ statt. PMO ist heute mehr als eine kontrollierende Instanz oder ein „Bürokratiecenter“. Wir haben das verstanden und arbeiten mit Ihnen zusammen an Ihrem Unternehmen und an den für Sie passenden Lösungen. Fokussieren Sie sich auf den Inhalt Ihrer Projekte – wir übernehmen die Methodik und die kontinuierliche Verbesserung Ihrer Projektprozesse. Wir nennen es: PMO as a Service.

 

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Beispielhaftes Hauptmenü

 

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Beispielhafte Eingabemaske

 

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Beispielhafte Seite 1 des Reports für Ressource PM1

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  1. […] gehört auch die Einrichtung eines regelmäßigen, ehrlichen und vollständigen Status Reportings. [Effizientes und datenbankbasiertes Projektstatusreporting in einem Großprojekt oder Programm] [Operatives Reporting – elementares Steuerungsinstrument im Rahmen des […]