Kommunikationsmanagement im Projekt und wieso diese so wichtig ist

Sei es der Austausch am Mittagstisch, der Small-Talk in der Raucherpause, Diskussionen in wöchentlichen Meetings oder auch die Präsentation vor dem Steering Committee: Kommunikation in alle Himmelsrichtungen ist ein wichtiger Bestandteil innerhalb eines Projekts.[1]

Kritische Erfolgsfaktoren im Projektmanagement

Laut einer Studie der Atreus Interim Management GmbH mit rund 750 Managern sind die drei kritischsten Erfolgsfaktoren im Projektmanagement die klare und unmissverständliche Formulierung des Projektauftrags, die Führungskompetenz des Projektleiters, die Unterstützung durch das Top-Management, gefolgt von der Kommunikation innerhalb des Projekts.[2]

Gerade bei der Projektplanung und der Projektsteuerung spielt die Kommunikation eine grundlegende Rolle. Kleine Projekte erfordern oft nur ein Minimum an Kommunikation, da nur ein kleines Team an der Umsetzung und Einführung arbeitet. Je größer und komplexer ein Projekt allerdings wird, desto wichtiger wird auch ein projektorientiertes Kommunikationsmanagement. Vor allem die Projektleitung muss über den aktuellen Stand informiert sein und sowohl zu Problemlösungen beitragen als auch auf Veränderungen reagieren können. Gerade in großen Projekten, die häufig in einzelne Teilbereiche untergliedert werden, müssen die Projektmanager kontinuierlich sicherstellen, dass die Kommunikation zwischen den Teilprojekten reibungslos funktioniert.[3] Besonders erfolgskritisch ist die Projektkommunikation bei strategischen Neuausrichtungen, Post Merge Integrations- und Restrukturierungsprojekten.[4]

Hauptaufgaben der Projektkommunikation

Die folgenden Punkte zeigen, weshalb die richtige Projektkommunikation so wichtig ist:

  • Sicherung der Akzeptanz und Motivation bei allen Stakeholdern (sowohl direkt als auch indirekt Beteiligte) durch Einbindung in das Projekt und dem Verständnis der Zusammenhänge
  • Dem Abbau von Ängsten und Befürchtungen und den daraus resultierenden möglichen Widerständen und Konflikten
  • Schaffung von Transparenz und Offenheit durch zielgruppengerechte und zeitgerechte Kommunikation
  • Vermarktung des Projekts gegenüber dem Management und den Mitarbeitern, zur Schaffung von Aufmerksamkeit und Anerkennung des Projekts und deren Beteiligten.

Selbst wenn nichts oder nur wenig kommuniziert wird, ist das auch eine Botschaft. Daher gelingt es in einem Projekt nicht, nicht zu kommunizieren.[5]

Herausforderungen der Projektkommunikation

Herausforderungen2Legende

Abb. 1: Atreus Interim Management GmbH

Wie der Abbildung zu entnehmen ist gibt es bei der erfolgreichen Projektkommunikation auch einige Herausforderungen. Dazu gehören unter anderem:

  • Klare, präzise und verständliche Darstellung der Kommunikationsinhalte
  • Transparenz und Offenheit in der Kommunikation
  • Ehrlichkeit und Glaubwürdigkeit der Kommunikationsinhalte
  • Das Treffen des richtigen Tons bei einer emotionalen und nicht rein sachlichen Kommunikation
  • Richtige Balance zwischen ausreichender Information und „Information Overload“
  • Planung der Kommunikation („Wer wird wann informiert?“)
  • Eine saubere Projektdokumentation
  • Auswahl der richtigen Stakeholder und der richtigen Nutzung von Kanälen und Tools
  • Messbarkeit der Erfolge und die Formulierung von KPIs (Key Performance Indicators)
  • Abbau von Ängsten der Belegschaft und die Schaffung von Akzeptanz
  • Konfliktmanagement und Teambuilding
  • Definition und Kommunikation von klaren Projektzielen
  • Kommunikation von Planänderungen, kritischen Situationen und Risiken
  • Handling von Schnittstellen und Abstimmungsprozessen innerhalb des Unternehmens
  • Fehlende Vorgaben von Kommunikationsregeln und wenig Anerkennung für die Wichtigkeit der Projektkommunikation[6]

Tipps zur Verbesserung der Projektkommunikation

Doch was kann man nun tun, um die Projektkommunikation so effektiv und effizient wie möglich zu gestalten?

Tipps1

Tipps2

Tipps3b

Abb. 2: Gotscharek, W. (2015)

Kontakt:
Irina Fischer
Irina.Fischer@affinis.de

 

[1] Vgl. Plewa, W. (n.a.)

[2] Vgl. Atreus Interim Management GmbH (2013)

[3] Vgl. TimO  – Time Management Office GmbH (n.a.)

[4] Vgl. Atreus Interim Management GmbH (2013)

[5] Vgl. Gotscharek, W. (2015)

[6] Vgl. Atreus Interim Management GmbH (2013)

 

Quellenverzeichnis:

Atreus Interim Management GmbH, Cateca Communications und Gesellschaft für Projektmanagement e.V. (2013): Ergebnisse der empirischen Studie 2013. Kommunikation in Projekten.

Gotscharek, W. (2015): Kommunikationsmanagement in Projekten – 5 Tipps für die erfolgreiche Projektkommunikation. URL: https://www.gotscharek-company.com/blog/kommunikationsmanagement-in-projekten-%E2%80%93-5-tipps-f%C3%BCr-die-erfolgreiche-projektkommunikation, Abruf am: 26.05.2018

Plewa, W. (n.a.): Kommunikation in Projekten: Erfolgreich Kommunizieren im Projektteam. URL: https://www.kayenta.de/training-seminar/artikel/kommunikation-in-projekten-erfolgreich-kommunizieren-im-projektteam.html, Abruf am: 05.06.2018

TimO  – Time Management Office GmbH (n.a.): Wie wichtig ist Kommunikationsmanagement? URL: https://www.timo24.de/blog/wie-wichtig-ist-kommunikationsmanagement-7/, Abruf am: 05.06.2018